Pekerjaan Jarak Jauh Harus (Kebanyakan) Asinkron

Pandemi mempercepat banyak tren, mulai dari streaming, e-commerce, dan platform pengiriman makanan hingga adopsi kerja jarak jauh yang meluas. Namun alih-alih memanfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan cara kami bekerja, sebagian besar organisasi hanya membuka kantor mereka secara online, bersama dengan kebiasaan buruk yang merasuki mereka. Perpindahan ke cara kerja jarak jauh yang lebih baik sangat dibutuhkan. Jika transformasi digital Anda ingin berhasil, Anda perlu memberi karyawan Anda alat dan sistem yang tepat untuk bekerja di lingkungan virtual yang terdistribusi dan digital. Namun, alat digital hanya seefektif seberapa efektif Anda menggunakannya, dan keselarasan antara manajer dan karyawan dalam praktik terbaik kerja jarak jauh akan sangat penting bagi keberhasilan setiap inisiatif transformasi digital. Transformasi digital harus menjadi sarana untuk mencapai tujuan, tetapi sering disalahartikan sebagai tujuan itu sendiri. Inilah sebagian mengapa 70% dari semua upaya transformasi digital gagal — karena mereka dilakukan semata-mata demi menuju digital tanpa mempertimbangkan gambaran yang lebih besar. Pandemi mempercepat banyak tren, mulai dari streaming, e-commerce, dan platform pengiriman makanan hingga adopsi kerja jarak jauh yang meluas. Namun alih-alih memanfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan cara kami bekerja, sebagian besar organisasi justru membuka kantor mereka secara online, bersama dengan kebiasaan buruk yang merasuki mereka. Selama pandemi, sebagian besar organisasi mendapatkan tidak lebih dari level dua dari lima level kerangka kerja tim terdistribusi pendiri WordPress Matt Mullenweg. Alih-alih rapat back-to-back, orang-orang mendapat panggilan Zoom back-to-back. Alih-alih interupsi fisik, mereka mendapat lebih banyak interupsi melalui Slack atau Teams. Terlepas dari penghapusan waktu perjalanan, orang-orang akhirnya bekerja lebih lama dan kurang efisien daripada sebelumnya, menghasilkan beban kerja yang lebih berlebihan dan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sedikit, dua pendorong utama stres di tempat kerja. Saat ini, 83% pekerja Amerika menderita stres di tempat kerja, dengan Gallup menemukan bahwa jumlah orang yang sama secara global — 85% — tidak terlibat di tempat kerja. Pandemi, tentu saja, memperburuk semua ini, karena meta-analisis yang dipublikasikan di Nature mencatat tingkat kecemasan dan depresi yang lebih tinggi secara global karena Covid-19. Ini tidak kalah tragis ketika kita menganggap bahwa kebanyakan orang dewasa menghabiskan sekitar setengah dari jam bangun mereka di tempat kerja. Mengubah Cara Kami Melakukan Pekerjaan Jarak Jauh Perpindahan ke cara kerja jarak jauh yang lebih baik sangat dibutuhkan. Dan itu telah mendorong seruan dari sejumlah pemerintah dan pemimpin bisnis di seluruh dunia untuk mengatur hak untuk memutuskan sambungan — hak asasi manusia yang diusulkan sehubungan dengan pemutusan dari komunikasi elektronik terkait pekerjaan selama jam kerja, sesuatu yang diperkenalkan Prancis pada tahun 2016. orang-orang yang keluar pada jam 5 sore sama sekali tidak tepat sasaran, karena gagal mengatasi alasan beban kerja yang berlebihan dan meningkatnya stres — yaitu, cara kita bekerja. Solusi band-aid yang bermaksud baik hanya mencapai sedikit jika norma-norma beracun yang merampas otonomi dan kontrol pekerja pengetahuan tetap ada. Kami dapat membantu pekerja jarak jauh mengatasi beban kerja mereka dan mengurangi konflik keseimbangan kehidupan kerja dengan beralih dari hiper-responsif dan komunikasi real-time menuju komunikasi asinkron yang lebih besar — ​​jenis yang benar-benar memberi orang kebebasan untuk memutuskan kapan dan di mana harus bekerja . Namun, seperti yang dikatakan James Clear, penulis buku terlaris Atomic Habits, “Anda tidak naik ke level tujuan Anda. Kejatuhan Anda ke tingkat sistem Anda. ” Alat berikut dapat membantu para pemimpin menerapkan sistem untuk memengaruhi cara kami bekerja menjadi lebih baik. Dewan Tugas Rata-rata orang mengirim dan menerima sekitar 121 email bisnis sehari, menghabiskan sekitar 23% waktunya untuk email yang tidak perlu, dan mengirim sekitar 200 pesan instan per minggu melalui platform seperti Slack. Ketergantungan pada email dan pesan instan ini membuat orang berada dalam siklus hiperresponsif, akibatnya memeriksa email setiap 6 menit sekali, dan mungkin tetap masuk ke Slack sepanjang hari. Papan tugas, yang menyediakan sumber kebenaran yang transparan dan tunggal untuk status tugas proyek, memberi kita pandangan yang jelas tentang apa yang sedang dikerjakan rekan kerja kita kapan, dan seberapa banyak kemajuan yang telah dicapai. Baik itu papan tugas dari Trello, Asana, Monday, atau Basecamp, papan mengizinkan pengguna untuk meninggalkan komentar dan mengajukan pertanyaan dengan cara yang mendorong respons asinkron alih-alih menarik email dan pesan instan secara real-time. Transparansi ini memberikan tekanan pada prospek komunikasi yang terkait dengan pelaporan dan pembaruan status, serta membantu orang memprioritaskan pekerjaan mereka dengan cara yang selaras dengan tujuan jangka panjang. Ini membantu mencegah mereka menjadi korban untuk selalu mengindahkan tugas mendesak yang sewenang-wenang alih-alih yang penting. Jam Kerja dan Alat Penjadwalan Hukum Bartleby menyatakan bahwa rapat menghabiskan 80% waktu untuk 80% orang yang hadir. Sebuah studi tahun 2017 yang dipimpin oleh profesor Harvard Business School Leslie Perlow mendukung gagasan ini, dengan 71% eksekutif senior mengatakan bahwa rapat adalah tidak produktif dan tidak efisien. Mengingat hal ini, dan mengingat bahwa rata-rata orang menghabiskan antara 35% dan 50% dari waktu mereka dalam rapat dan menderita kelelahan Zoom, mengakhiri kegilaan rapat memberi kita jalan yang jelas untuk membebaskan waktu orang. Untuk melakukan itu, kita perlu mengakhiri pemesanan waktu tanpa pandang bulu di kalender rekan kita dengan sedikit memperhatikan prioritas dan komitmen mereka. Jam kerja adalah konsep yang dapat membantu untuk melakukan ini, dipopulerkan oleh Cal Newport, penulis Deep Work. Pada dasarnya, ini mengacu pada periode waktu yang ditentukan orang untuk rapat setiap hari atau setiap minggu. Idealnya, slot waktu dibatasi tidak lebih dari 30 menit, terlepas dari keadaan mendesak atau luar biasa, dan diselaraskan dengan pola kerja yang disukai orang. Misalnya, early bird disarankan untuk menutup pagi hari mereka untuk pekerjaan yang dalam, sedangkan night owl cenderung melakukan hal yang sama pada sore hari mereka. Alat seperti Calendly, x.ai, dan lainnya dapat memfasilitasi slot waktu pemesanan yang tidak mengorbankan prioritas orang lain dan dapat membantu meningkatkan efektivitas rapat. Dokumen Bersama Dokumen bersama memberdayakan orang untuk mengerjakan dokumen yang sama secara asinkron tanpa menanggung beban kontrol versi. Contoh sederhana dari ini termasuk Google Documents dan diperluas ke Dropbox Paper dan alat desain antarmuka pengguna, Invision, yang semuanya mendukung anotasi dalam dokumen dan penandaan anggota tim. Platform kolaborasi visual seperti Miro dan Mural mendukung papan tulis real-time dan asinkron untuk brainstorming dan kerja strategi. Penggunaan dokumen bersama selama panggilan Zoom waktu nyata juga memastikan bahwa pesan penting tidak hilang dalam terjemahan, mengurangi kemungkinan dan biaya pengerjaan ulang di masa mendatang.

Karena jarak jauh menjadi standar untuk kursus bagi organisasi di seluruh dunia, gelombang alat baru kemungkinan akan muncul. Salah satu alat tersebut berasal dari tim di Automattic. Mereka menjadikan P2 sebagai platform bagi tim untuk berbagi, berdiskusi, dan berkolaborasi secara terbuka, tanpa gangguan. “Percakapan di P2 berlangsung dalam antrean, diperbarui secara real-time, dan menyediakan ruang untuk balasan berulir,” kata Mullenweg, pendiri Automattic. P2 digunakan untuk mendukung kolaborasi proyek dan perekrutan karyawan jarak jauh baru. Namun, yang terpenting, alat digital hanya seefektif seberapa efektif Anda menggunakannya, dan keselarasan antara manajer dan karyawan sangat penting untuk keberhasilan setiap inisiatif transformasi digital. Pemimpin harus memimpin dengan memberi contoh dan mengomunikasikan bahwa tidak apa-apa untuk tidak menanggapi hal-hal secara real-time, bahwa tidak apa-apa untuk menolak permintaan rapat, bahwa tidak apa-apa untuk mematikan notifikasi, dan tidak apa-apa untuk tidak online sepanjang hari. Melakukan hal itu tidak hanya akan memberi orang kesempatan berjuang untuk mengatasi keadaan kronis stres di tempat kerja dan keterlibatan di seluruh dunia, tetapi juga akan membantu mereka memenangkan pertempuran untuk bakat, sesuatu yang hanya bisa baik untuk keuntungan.
Baca selengkapnya