Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Namun, seperti halnya hampir semua proyek kerja, keberhasilan rapat bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Artikel ini membahas 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan bahwa poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin, sehingga rapat pada akhirnya mencapai misi mereka.
Banyak tips efektifitas rapat — baik rapat yang dilakukan di dalam ruangan atau di Zoom — sudah dipahami dengan baik sekarang, termasuk memulai dan mengakhiri tepat waktu, membuat agenda yang efisien, menetapkan peran yang jelas, dan mengingat saat Anda diam. Bahkan jika Anda tidak tahu dasar-dasarnya, pencarian Google cepat akan mengungkapkannya. Tetapi beberapa tip rapat yang paling berharga mungkin juga yang paling tidak dikenal karena ini bukan tentang struktur rapat, peserta, atau bahkan agenda; mereka tentang bagaimana pemimpin rapat mempersiapkan rapat dan berkomunikasi sepanjang itu. Seperti hampir semua proyek kerja, keberhasilan pertemuan bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Di bawah ini adalah 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin rapat dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan rapat tersebut mencapai misi mereka.
1. Persiapkan Poin Anda — Bukan Sekedar Agenda — Terlebih Dahulu
Agenda adalah peta jalan pertemuan yang bermanfaat tetapi bukan alat yang efektif untuk menyampaikan poin-poin utama Anda. Jadi, selain membuat agenda, pikirkan dan persiapkan beberapa poin singkat namun berharga terlebih dahulu. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri yang dapat membantu Anda mengembangkan poin-poin ini:
“Ide apa yang ingin saya kemukakan pada pertemuan ini ?”
“Tantangan apa yang saya atau kami perlu bantuan?”
“Siapa yang pantas dipuji atau disebutkan?”
“Pertanyaan apa yang paling saya inginkan dari grup ini untuk berdiskusi dan mempertimbangkan?”
Bawa jawaban ini ke rapat dan bagikan di awal atau saat topik agenda terkait muncul. Ingat: topik adalah selembar kertas. Titik adalah pesawat kertas. Anda dapat memiliki keduanya di atas meja, tetapi hanya satu yang memberikan ide Anda.
2. Berikan Tujuan
Di awal rapat, bagikan tujuan rapat — apa yang perlu diputuskan, ditinjau, atau dicapai sebagai hasil rapat. Hindari tujuan yang tidak jelas seperti “menjelajahi” atau “mengatasi” suatu masalah. Itu hanya menjanjikan pembicaraan, bukan tindakan atau kemajuan. (Bahkan di Zoom, bicara masih bisa murah.) Menyatakan tujuan yang jelas di awal rapat akan membantu memastikan rapat terpenuhi — atau setidaknya diperiksa — di akhir.
3. Panduan Pendengar Anda
Para pemimpin sering — dan harus — memulai rapat dengan salam, sentimen, dan pembaruan penting. Jika komentar pembuka Anda mencakup beberapa topik, berikan pratinjau: “Sebelum kita mulai, saya ingin segera membahas pengumuman perkiraan minggu lalu, hasil survei internal DEI kami, dan beberapa anggota tim baru yang akan segera bergabung dengan kami.” Juga, gunakan transisi internal (“Hal kedua yang ingin saya sarankan adalah Y”) dan pernyataan kesimpulan (“Seperti yang Anda lihat, X, Y, dan Z sangat penting untuk kesuksesan kami”). Perancah pratinjau/transisi/ulasan ini membantu tim Anda 1) mengetahui apa yang diharapkan, 2) mengikuti Anda, dan 3) memahami hal-hal penting yang mereka ambil.
4. Jadilah Siap Mendengarkan
Bagi seorang pemimpin rapat, mendengarkan dan tampak mendengarkan adalah nilai penting karena meskipun dialog sangat penting, Anda juga ingin terlihat peduli dan menghargai kontribusi rekan kerja Anda. Berikut adalah beberapa tip cepat untuk mendengarkan secara aktif dan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan secara aktif:
Selalu hadapi audiens Anda dan cobalah untuk mempertahankan kontak mata langsung saat mendengarkan. Dalam rapat virtual, itu berarti melihat ke kamera, bukan ke jaringan orang.
Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan mengangguk. Mengangguk adalah cara paling efektif untuk menunjukkan dukungan karena itu menunjukkan, “Saya mendengar maksud Anda dan saya membeli apa yang Anda jual.”
Jangan gunakan waktu mendengarkan sebagai kesempatan untuk merencanakan apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Kesalahpahaman pertanyaan karena Anda tidak cukup mendengarnya dapat merusak kredibilitas dan kepercayaan Anda.
Hindari menyela pembicara atau menyelesaikan kalimat mereka. Kadang-kadang kita berpikir bahwa kita menegaskan pendapat orang lain dengan menyelesaikan kalimat mereka untuk mereka, tetapi bahkan jika itu benar secara teknis, kita masih mencuri waktu mereka dan mengambil poin mereka, yang tidak sopan.
Pertimbangkan untuk merefleksikan pertanyaan kembali kepada pembicara sebelum segera menawarkan perspektif Anda atau memberikan solusi. Misalnya: “Saya ingin memastikan bahwa saya mendengar Anda dengan benar. Anda mengatakan kami memiliki terlalu banyak pertemuan, terutama pada hari Jumat. Apakah itu benar?” Penyampaian pengakuan yang kuat ini membangun kepercayaan dan menunjukkan empati.
Terakhir, tetap berpikiran terbuka dan tahan keinginan untuk membela. Rapat adalah tentang dialog, bukan debat, jadi fokuslah dulu untuk memahami perspektif tim Anda, bukan membuat argumen balasan.
5. Siapkan Pertanyaan
Dalam dialog antara eksekutif dan tim mereka, para pemimpin dapat meningkatkan pembelajaran dengan mengajukan pertanyaan yang menyelidik. Dalam artikel Harvard Business Review “Menjadi Pemimpin Strategis Adalah Tentang Mengajukan Pertanyaan yang Tepat , ” Lisa Lai berpendapat bahwa mengajukan pertanyaan strategis seperti “Mengapa Anda melakukan pekerjaan yang Anda lakukan?” dan “Seperti apa kesuksesan bagi tim kita?” dapat membantu para pemimpin mendorong tim mereka untuk berpikir lebih strategis. Memiliki pertanyaan di saku Anda juga dapat mengisi kekosongan rapat ketika peserta lambat mengajukan pertanyaan atau membutuhkan orang lain untuk mencairkan suasana. Pertanyaan kepemimpinan dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
Pertanyaan strategis
- “Apa yang ingin Anda capai?”
“Bagaimana kita bisa menerapkan pendekatan itu di seluruh perusahaan?” Pertanyaan pengenalan
“Siapa yang membantu Anda dengan proyek ini?”
“Bagaimana Anda mendapatkan ide ini?”
Pertanyaan bermanfaat
- “Apa yang saya bisa bantu?”
- “Sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk membawa proyek Anda ke tingkat berikutnya?”
6. Jauhkan Detours Singkat
Kadang-kadang, Anda mungkin tergoda untuk meninggalkan alur pemikiran Anda untuk membahas sesuatu yang tidak terkait, apakah ide itu tiba-tiba muncul di kepala Anda atau diajukan oleh orang lain di ruangan itu. Satu detik Anda berbicara tentang memanfaatkan media sosial, dan detik berikutnya Anda berbicara tentang selebriti Instagram favorit Anda. Off-ramp ini berbahaya karena, ketika berlarut-larut, membuang waktu kritis dan pikiran lain mulai mengembara. Jika Anda memperkenalkan atau menghibur ide yang hanya terkait secara tangensial atau tidak terkait, “masuk dan keluar” dengan cepat sehingga Anda dapat kembali ke poin yang Anda buat.
7. Tahu Kapan Anda Telah Menyelesaikan Poin Anda
Beberapa pembicara memiliki suara sial di kepala mereka yang mengatakan, “Mereka belum memahaminya — teruslah berbicara!” Suara hati ini — yang muncul dari rasa tidak aman Anda — sering kali salah, jadi jangan percaya. Setelah Anda menyampaikan maksud Anda, berhentilah dan lanjutkan rapat. Jika orang memiliki pertanyaan, mereka akan bertanya. Pendekatan ini juga memastikan orang lain dalam rapat memiliki waktu untuk berbicara.
8. Berikan Ringkas Kredit
Itu selalu ide yang baik bagi para pemimpin untuk berbagi poin pujian, dukungan, dan dorongan dengan tim mereka, tetapi dampak dari sentimen tersebut berkurang semakin lama Anda melanjutkan. Dan terus. Dan terus. Kemudian menjadi canggung. Tidak ada yang membunuh poin bagus selain bertele-tele, jadi buat ucapan terima kasih Anda terstruktur dan dibatasi hingga 15 detik atau kurang. Pada saat yang sama, sadarilah bahwa dua kata “terima kasih” tidak pernah berdampak banyak. Selalu berikan “mengapa”. Contoh yang baik untuk memberikan penghargaan atau penghargaan adalah: siapa yang melakukannya, apa yang mereka lakukan, dan apa dampaknya terhadap tujuan organisasi atau tim.
9. Bantuan Lainnya Tetap di Poin
Jika, selama rapat Anda, seorang anggota staf menyampaikan presentasi formal tanpa poin atau proposal yang jelas, tanyakan dengan sopan, “Apa yang Anda rekomendasikan?” atau “Apa yang Anda usulkan agar kami lakukan?” Semakin banyak Anda mengajukan pertanyaan panduan tersebut, semakin besar kemungkinan orang tersebut pada akhirnya akan menyadari keterampilan komunikasi kepemimpinan yang penting dalam menyampaikan poin — bukan hanya berbagi pemikiran.
10. Akhiri Dengan Langkah Tindakan yang Berarti
Anda mempertahankan momentum pasca-rapat saat Anda mengakhiri rapat dengan langkah-langkah berikutnya yang jelas, termasuk siapa yang mengambil tindakan dan kapan. Aktor itu bisa menjadi manajer, asisten administrasi, komite, atau bahkan diri Anda sendiri, tetapi pastikan seseorang yang tidak hanya mencatat dan mengarsipkan ide tetapi juga memajukannya. Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Tetapi seorang pemimpin adalah seorang pemimpin, baik Anda menjalankan rapat atau tim, jadi gunakan semua alat komunikasi yang Anda miliki untuk memastikan poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin.
Baca selengkapnya
Rekomendasi:
- Apa itu Formula Pertumbuhan Organik, dan Bagaimana… Lexie Smith mulai melakukan PR ketika dia berusia 18 tahun, dan sekarang dia mengajar wirausahawan di seluruh dunia cara mengembangkan bisnis mereka. 26 Oktober 2021 2 menit dibaca Pendapat yang…
- Microsoft Teams akan segera meluncurkan salah satu… Beranda BeritaPerangkat Lunak (Kredit gambar: Microsoft) Meskipun Cortana mungkin mati di ponsel, asisten digital Microsoft masih hidup dan sehat di Windows 11 dan akan segera membuat penampilan di Microsoft Teams.Sementara…
- 10 Cara Dewan Dapat Bertindak untuk Keberlanjutan di 2022 Perubahan iklim sekarang dengan tegas menjadi agenda dewan. Namun tetap ada kesenjangan antara apa yang dikatakan direktur tentang perubahan iklim (pada dasarnya, itu adalah masalah strategis yang kritis) dan apa…
- Kami Semua Kewalahan. Inilah Cara Merasa Lebih Terkendali. Menjadi pemilik bisnis bukanlah pekerjaan yang mudah, tetapi jika Anda menambahkan beberapa tahun terakhir stres, sebagian besar dari kita kewalahan. Ada begitu banyak hal di piring kita, dan itu terus…
- 5 Rahasia Penting untuk Peningkatan Zoom Menjadi Sukses Tahukah Anda bahwa dengan menyempurnakan etika meeting online, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif? Saat melakukan rapat daring, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan.…
- Monitor konferensi video Dell memiliki webcam 4K,… Monitor konferensi video UltraSharp 32-inci baru dari Dell mendukung 4K dalam lebih dari satu cara — yang pertama, jelas untuk tampilan, adalah panel 3840 x 2160. Tetapi juga memiliki webcam…
- MindsDB (YC W20) Sedang Mempekerjakan untuk Asisten… MindsDBMindsDB: Pembelajaran Mesin di Database Anda $50rb - $99,998Terhubung langsung dengan pendiri startup terbaik yang didanai YC.Lamar untuk peran Tentang peran Siapa kami: MindsDB memungkinkan Anda untuk membuat prediksi dari…
- 3 Cara Membangun Kepercayaan dan Tim Jarak Jauh Bintang Penyebaran varian Delta Covid-19 membuat rencana kembali ke kantor menjadi kacau-- lagi. Kantor membatalkan rencana masuk kembali mereka, dan beberapa memutuskan untuk membuat pengaturan kerja jarak jauh permanen.Pada tahun 2025,…
- Laporan Baru: Rapat 1 lawan 1 Naik 500 Persen Sejak… Pikirkan kembali kabut asap beberapa tahun terakhir dan cobalah untuk mengingat seperti apa kehidupan kerja di Februari 2020. Ingatlah untuk bertemu dengan rekan kerja dalam perjalanan Anda untuk minum kopi…
- Cara Membuat Rutinitas Perawatan Diri Terbaik di tahun 2022 Sudah hampir dua tahun sejak Covid-19 mengubah dunia. Saat pandemi berkecamuk, prevalensi tantangan kesehatan mental terus meningkat. Jadi tidak mengherankan jika banyak orang Amerika berurusan dengan masalah kesehatan mental. Jika…
- Apa Budaya Hibrida Hebat Lakukan Secara Berbeda Pekerjaan hibrida, menurut pengalaman penulis, hanya berfungsi ketika semua karyawan diperlakukan sebagai karyawan jarak jauh. Untuk melakukan ini, perusahaan perlu melakukan lima hal: merangkul komunikasi asinkron, membuat batasan komunikasi menjadi…
- Bagaimana Bukti Kerja Berguna Selain Bitcoin Siapa pun yang telah mempelajari bitcoin untuk sementara waktu tahu bahwa bukti kerja dalam penambangan bitcoin adalah kunci keamanan dan sifat protokol yang tidak dapat dipalsukan. Penambangan Bitcoin pada tahun…
- Saya Adalah Penunda 'Tuan'. Inilah Metode 5… Dulu saya adalah seorang penunda ulung.Saya mengatakan "tuan" karena saya merasa penundaan saya memiliki "tujuan". Itu dibenarkan. Saya sangat sibuk, Saya akan berkata pada diri sendiri. Dan karena saya memiliki begitu banyak hal…
- Mengapa Beberapa Perusahaan Berkembang Selama Pandemi 22 Februari 2022 Keith Ferrazzi, pendiri konsultan firma Ferrazzi Greenlight, memimpin survei terhadap lebih dari 2.000 eksekutif untuk mempelajari bagaimana mereka merekayasa ulang operasi selama pandemi. Penelitian tersebut mengidentifikasi semacam…
- Pendakian Berkesan ke Puncak Prau: Rasakan Keagungan… Pendakian Gunung Prau: Ulasan Basecamp Gunung Prau merupakan salah satu gunung favorit para pendaki, baik pemula maupun berpengalaman. Gunung yang terletak di Dataran Tinggi Dieng ini menawarkan pemandangan yang indah,…
- Apa Yang Harus Dikatakan Kepada Seorang Karyawan… Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Berikut adalah…
- Mantan PM Pakistan Imran Khan ditembak dan terluka… Mantan Perdana Menteri Pakistan Imran Khan telah terluka oleh seorang pria bersenjata selama protes massal di bagian timur negara itu. Rachel Martin, Tuan Rumah: Mantan perdana menteri Pakistan terluka dalam…
- Jadikan Belajar Bagian dari Rutinitas Harian Anda Dalam karir kita yang semakin "berlekuk-lekuk", di mana orang-orang berganti peran lebih sering dan lancar dan berkembang ke arah yang berbeda, kemampuan untuk melupakan, belajar, dan belajar kembali sangat penting…
- Mengapa pemilik majalah Paper mengharuskan karyawan… Jika Paper tidak memiliki karyawan yang mulai kembali ke kantor pada bulan Juli, publikasi mode, hiburan, dan budaya mungkin tidak dapat bergerak secepat untuk memenuhi tenggat waktu mitra.Setidaknya itulah pandangan…
- Penjelasan-Mengapa Invesco terjerat dalam sengketa… © Reuters. FOTO FILE: Seorang penjaga berdiri di samping spanduk televisi Zee di luar sebuah studio film di Mumbai, India, 24 September 2021. REUTERS/Francis Mascarenhas (Menghilangkan huruf asing di paragraf…
- Operator Perusahaan Terbaik Tahu Tidak Ada yang… Di antara banyak kesalahan kecil yang dilakukan oleh banyak pemimpin bisnis yang menyebabkan kekacauan yang sangat besar adalah anggapan bahwa tanggal 1 Januari membawa serta kekuatan besar untuk menentang semua…
- RFK Jr., Lara Logan Berbicara Pada Protes Amanat… Topline Para pengunjuk rasa berbaris dari Monumen Washington ke Lincoln Memorial di Washington DC pada hari Minggu untuk menentang mandat vaksin Covid-19, menggambar sebuah berbagai pembicara dan kelompok yang terkadang…
- Penelitian: Bagaimana Bias Terhadap Perempuan… Penelitian baru meneliti bias gender dalam empat industri dengan lebih banyak pekerja perempuan daripada laki-laki — hukum, pendidikan tinggi, organisasi nirlaba berbasis agama, dan perawatan kesehatan. Memiliki jumlah perempuan yang…
- 3 Kesalahan Komunikasi yang Berdampak Negatif pada… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Anda sedang membaca Entrepreneur United States, sebuah waralaba internasional dari Entrepreneur Media. Selama 15 tahun saya bekerja terutama dengan para…
- Anggota Fed Kembali Kenaikan Suku Bunga Lebih Cepat,… Silakan coba pencarian lain Ekonomi2 jam yang lalu (16 Februari 2022 02 :33PM ET) © Reuters. Oleh Yasin Ebrahim Investing.com -- Pejabat Federal Reserve mendukung pengekangan langkah-langkah kebijakan moneter yang…
- Berhenti Membuang Waktu Orang dengan Rapat Beberapa organisasi mencoba mengatasi rapat yang sia-sia, memperkenalkan hari tanpa rapat, memberdayakan orang untuk membuat keputusan sendiri, dan meningkatkan cara rapat direncanakan dan difasilitasi. Yang terbaik, pertemuan memiliki tujuan, inklusif…
- Studi Pinjaman PPP Menunjukkan Ke Mana Uang Sebenarnya Pergi Sekitar tiga perempat dari Program Perlindungan Gaji senilai $800 miliar diberikan kepada pemilik bisnis alih-alih pekerja, sebuah studi baru menemukan.Penelitian ini dilakukan oleh para ekonom terkemuka termasuk profesor ekonomi terkenal…
- 5 Tren Utama yang Perlu Dipahami Pemimpin untuk… Orang-orang yang kembali ke kantor tidak sama dengan mereka yang pergi pada Maret 2020. Indeks Tren Kerja terbaru Microsoft mengumpulkan masukan dari 31.000 orang di 31 negara, tren tenaga kerja…
- Bagaimana Pandemi Mengubah Cara Kita Harus Mengatur… Izinkan saya untuk memulai dengan sebuah cerita yang terjadi pada saya satu jam yang lalu. Seorang teman lama mengirimi saya WhatsApp beberapa minggu yang lalu, meminta saya untuk bertemu dengannya…
- Las Vegas Golden Knight membakar Seattle Kraken, dan… Selasa malam memberi kami tidak hanya pertandingan pertama musim NHL 2021-22, dan pertandingan perdana Seattle Kraken — tetapi juga contoh pertama persiapan makanan hoki, milik Las Vegas Golden Knight. Berdiri…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
