Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Namun, seperti halnya hampir semua proyek kerja, keberhasilan rapat bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Artikel ini membahas 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan bahwa poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin, sehingga rapat pada akhirnya mencapai misi mereka.
Banyak tips efektifitas rapat — baik rapat yang dilakukan di dalam ruangan atau di Zoom — sudah dipahami dengan baik sekarang, termasuk memulai dan mengakhiri tepat waktu, membuat agenda yang efisien, menetapkan peran yang jelas, dan mengingat saat Anda diam. Bahkan jika Anda tidak tahu dasar-dasarnya, pencarian Google cepat akan mengungkapkannya. Tetapi beberapa tip rapat yang paling berharga mungkin juga yang paling tidak dikenal karena ini bukan tentang struktur rapat, peserta, atau bahkan agenda; mereka tentang bagaimana pemimpin rapat mempersiapkan rapat dan berkomunikasi sepanjang itu. Seperti hampir semua proyek kerja, keberhasilan pertemuan bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Di bawah ini adalah 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin rapat dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan rapat tersebut mencapai misi mereka.
1. Persiapkan Poin Anda — Bukan Sekedar Agenda — Terlebih Dahulu
Agenda adalah peta jalan pertemuan yang bermanfaat tetapi bukan alat yang efektif untuk menyampaikan poin-poin utama Anda. Jadi, selain membuat agenda, pikirkan dan persiapkan beberapa poin singkat namun berharga terlebih dahulu. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri yang dapat membantu Anda mengembangkan poin-poin ini:
“Ide apa yang ingin saya kemukakan pada pertemuan ini ?”
“Tantangan apa yang saya atau kami perlu bantuan?”
“Siapa yang pantas dipuji atau disebutkan?”
“Pertanyaan apa yang paling saya inginkan dari grup ini untuk berdiskusi dan mempertimbangkan?”
Bawa jawaban ini ke rapat dan bagikan di awal atau saat topik agenda terkait muncul. Ingat: topik adalah selembar kertas. Titik adalah pesawat kertas. Anda dapat memiliki keduanya di atas meja, tetapi hanya satu yang memberikan ide Anda.
2. Berikan Tujuan
Di awal rapat, bagikan tujuan rapat — apa yang perlu diputuskan, ditinjau, atau dicapai sebagai hasil rapat. Hindari tujuan yang tidak jelas seperti “menjelajahi” atau “mengatasi” suatu masalah. Itu hanya menjanjikan pembicaraan, bukan tindakan atau kemajuan. (Bahkan di Zoom, bicara masih bisa murah.) Menyatakan tujuan yang jelas di awal rapat akan membantu memastikan rapat terpenuhi — atau setidaknya diperiksa — di akhir.
3. Panduan Pendengar Anda
Para pemimpin sering — dan harus — memulai rapat dengan salam, sentimen, dan pembaruan penting. Jika komentar pembuka Anda mencakup beberapa topik, berikan pratinjau: “Sebelum kita mulai, saya ingin segera membahas pengumuman perkiraan minggu lalu, hasil survei internal DEI kami, dan beberapa anggota tim baru yang akan segera bergabung dengan kami.” Juga, gunakan transisi internal (“Hal kedua yang ingin saya sarankan adalah Y”) dan pernyataan kesimpulan (“Seperti yang Anda lihat, X, Y, dan Z sangat penting untuk kesuksesan kami”). Perancah pratinjau/transisi/ulasan ini membantu tim Anda 1) mengetahui apa yang diharapkan, 2) mengikuti Anda, dan 3) memahami hal-hal penting yang mereka ambil.
4. Jadilah Siap Mendengarkan
Bagi seorang pemimpin rapat, mendengarkan dan tampak mendengarkan adalah nilai penting karena meskipun dialog sangat penting, Anda juga ingin terlihat peduli dan menghargai kontribusi rekan kerja Anda. Berikut adalah beberapa tip cepat untuk mendengarkan secara aktif dan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan secara aktif:
Selalu hadapi audiens Anda dan cobalah untuk mempertahankan kontak mata langsung saat mendengarkan. Dalam rapat virtual, itu berarti melihat ke kamera, bukan ke jaringan orang.
Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan mengangguk. Mengangguk adalah cara paling efektif untuk menunjukkan dukungan karena itu menunjukkan, “Saya mendengar maksud Anda dan saya membeli apa yang Anda jual.”
Jangan gunakan waktu mendengarkan sebagai kesempatan untuk merencanakan apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Kesalahpahaman pertanyaan karena Anda tidak cukup mendengarnya dapat merusak kredibilitas dan kepercayaan Anda.
Hindari menyela pembicara atau menyelesaikan kalimat mereka. Kadang-kadang kita berpikir bahwa kita menegaskan pendapat orang lain dengan menyelesaikan kalimat mereka untuk mereka, tetapi bahkan jika itu benar secara teknis, kita masih mencuri waktu mereka dan mengambil poin mereka, yang tidak sopan.
Pertimbangkan untuk merefleksikan pertanyaan kembali kepada pembicara sebelum segera menawarkan perspektif Anda atau memberikan solusi. Misalnya: “Saya ingin memastikan bahwa saya mendengar Anda dengan benar. Anda mengatakan kami memiliki terlalu banyak pertemuan, terutama pada hari Jumat. Apakah itu benar?” Penyampaian pengakuan yang kuat ini membangun kepercayaan dan menunjukkan empati.
Terakhir, tetap berpikiran terbuka dan tahan keinginan untuk membela. Rapat adalah tentang dialog, bukan debat, jadi fokuslah dulu untuk memahami perspektif tim Anda, bukan membuat argumen balasan.
5. Siapkan Pertanyaan
Dalam dialog antara eksekutif dan tim mereka, para pemimpin dapat meningkatkan pembelajaran dengan mengajukan pertanyaan yang menyelidik. Dalam artikel Harvard Business Review “Menjadi Pemimpin Strategis Adalah Tentang Mengajukan Pertanyaan yang Tepat , ” Lisa Lai berpendapat bahwa mengajukan pertanyaan strategis seperti “Mengapa Anda melakukan pekerjaan yang Anda lakukan?” dan “Seperti apa kesuksesan bagi tim kita?” dapat membantu para pemimpin mendorong tim mereka untuk berpikir lebih strategis. Memiliki pertanyaan di saku Anda juga dapat mengisi kekosongan rapat ketika peserta lambat mengajukan pertanyaan atau membutuhkan orang lain untuk mencairkan suasana. Pertanyaan kepemimpinan dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
Pertanyaan strategis
- “Apa yang ingin Anda capai?”
“Bagaimana kita bisa menerapkan pendekatan itu di seluruh perusahaan?” Pertanyaan pengenalan
“Siapa yang membantu Anda dengan proyek ini?”
“Bagaimana Anda mendapatkan ide ini?”
Pertanyaan bermanfaat
- “Apa yang saya bisa bantu?”
- “Sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk membawa proyek Anda ke tingkat berikutnya?”
6. Jauhkan Detours Singkat
Kadang-kadang, Anda mungkin tergoda untuk meninggalkan alur pemikiran Anda untuk membahas sesuatu yang tidak terkait, apakah ide itu tiba-tiba muncul di kepala Anda atau diajukan oleh orang lain di ruangan itu. Satu detik Anda berbicara tentang memanfaatkan media sosial, dan detik berikutnya Anda berbicara tentang selebriti Instagram favorit Anda. Off-ramp ini berbahaya karena, ketika berlarut-larut, membuang waktu kritis dan pikiran lain mulai mengembara. Jika Anda memperkenalkan atau menghibur ide yang hanya terkait secara tangensial atau tidak terkait, “masuk dan keluar” dengan cepat sehingga Anda dapat kembali ke poin yang Anda buat.
7. Tahu Kapan Anda Telah Menyelesaikan Poin Anda
Beberapa pembicara memiliki suara sial di kepala mereka yang mengatakan, “Mereka belum memahaminya — teruslah berbicara!” Suara hati ini — yang muncul dari rasa tidak aman Anda — sering kali salah, jadi jangan percaya. Setelah Anda menyampaikan maksud Anda, berhentilah dan lanjutkan rapat. Jika orang memiliki pertanyaan, mereka akan bertanya. Pendekatan ini juga memastikan orang lain dalam rapat memiliki waktu untuk berbicara.
8. Berikan Ringkas Kredit
Itu selalu ide yang baik bagi para pemimpin untuk berbagi poin pujian, dukungan, dan dorongan dengan tim mereka, tetapi dampak dari sentimen tersebut berkurang semakin lama Anda melanjutkan. Dan terus. Dan terus. Kemudian menjadi canggung. Tidak ada yang membunuh poin bagus selain bertele-tele, jadi buat ucapan terima kasih Anda terstruktur dan dibatasi hingga 15 detik atau kurang. Pada saat yang sama, sadarilah bahwa dua kata “terima kasih” tidak pernah berdampak banyak. Selalu berikan “mengapa”. Contoh yang baik untuk memberikan penghargaan atau penghargaan adalah: siapa yang melakukannya, apa yang mereka lakukan, dan apa dampaknya terhadap tujuan organisasi atau tim.
9. Bantuan Lainnya Tetap di Poin
Jika, selama rapat Anda, seorang anggota staf menyampaikan presentasi formal tanpa poin atau proposal yang jelas, tanyakan dengan sopan, “Apa yang Anda rekomendasikan?” atau “Apa yang Anda usulkan agar kami lakukan?” Semakin banyak Anda mengajukan pertanyaan panduan tersebut, semakin besar kemungkinan orang tersebut pada akhirnya akan menyadari keterampilan komunikasi kepemimpinan yang penting dalam menyampaikan poin — bukan hanya berbagi pemikiran.
10. Akhiri Dengan Langkah Tindakan yang Berarti
Anda mempertahankan momentum pasca-rapat saat Anda mengakhiri rapat dengan langkah-langkah berikutnya yang jelas, termasuk siapa yang mengambil tindakan dan kapan. Aktor itu bisa menjadi manajer, asisten administrasi, komite, atau bahkan diri Anda sendiri, tetapi pastikan seseorang yang tidak hanya mencatat dan mengarsipkan ide tetapi juga memajukannya. Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Tetapi seorang pemimpin adalah seorang pemimpin, baik Anda menjalankan rapat atau tim, jadi gunakan semua alat komunikasi yang Anda miliki untuk memastikan poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin.
Baca selengkapnya
Rekomendasi:
- 5 Rahasia Penting untuk Peningkatan Zoom Menjadi Sukses Tahukah Anda bahwa dengan menyempurnakan etika meeting online, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif? Saat melakukan rapat daring, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan.…
- 'Ada tujuh kasus di berbagai lantai minggu… Hearst adalah salah satu dari sedikit perusahaan media besar yang mulai mewajibkan karyawannya untuk datang ke kantor pada akhir tahun lalu, sebelum memberlakukan kembali kebijakan kerja yang fleksibel bulan ini.…
- Bagaimana Data Dapat Membuat Manajer Lebih Baik Para pemimpin yang berani bergerak melewati rasa tidak aman mereka mengenai teknologi yang muncul, jargon asing di ruang rapat, atau modifikasi gaya kepemimpinan mereka. Mereka mengadopsi pola pikir berorientasi peluang…
- 3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem… 2021 menandai tahun bersejarah bagi program whistleblower Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Tahun lalu SEC memberikan jumlah penghargaan tertinggi, baik dalam hal volume penghargaan dan dolar pada tahun tertentu…
- Saya Adalah Penunda 'Tuan'. Inilah Metode 5… Dulu saya adalah seorang penunda ulung.Saya mengatakan "tuan" karena saya merasa penundaan saya memiliki "tujuan". Itu dibenarkan. Saya sangat sibuk, Saya akan berkata pada diri sendiri. Dan karena saya memiliki begitu banyak hal…
- Mantan PM Pakistan Imran Khan ditembak dan terluka… Mantan Perdana Menteri Pakistan Imran Khan telah terluka oleh seorang pria bersenjata selama protes massal di bagian timur negara itu. Rachel Martin, Tuan Rumah: Mantan perdana menteri Pakistan terluka dalam…
- Rahasia Komunikasi Efektif dari Para Pakar Berkomunikasi Efektif: Tips dari Para Ahli Komunikasi yang Jarang Diketahui Pernahkah Anda merasa kesulitan dalam menyampaikan maksud Anda kepada orang lain? Atau merasa tidak puas dengan hasil komunikasi yang Anda…
- Bagaimana Membangun Ketangkasan Digital Menjadi… Saat kita bergerak ke fase pandemi berikutnya, lebih dari 90% organisasi menengah berencana untuk bermigrasi ke struktur kerja hibrida untuk setidaknya beberapa karyawan mereka. Lingkungan kerja hybrid menekankan pentingnya investasi…
- Cara Meningkatkan Reputasi Anda sebagai Wanita di… Wanita bergerak menuju representasi yang lebih besar di dunia teknologi, tetapi kami masih kurang terwakili secara statistik di industri ini. Persentase wanita di bidang teknologi secara signifikan lebih rendah daripada…
- Jangan Biarkan Pulang Kantor Membakar Tim Anda Kelelahan dan kecemasan semakin tinggi saat karyawan kembali ke kantor setelah pandemi Covid. Setelah satu setengah tahun kejutan, perubahan, dan isolasi, kehidupan biasa di tempat kerja fisik itu sendiri bisa…
- Konsekuensi yang Tidak Diinginkan dari Meminta… Sebagian besar manajer mencoba menciptakan lingkungan di mana karyawan mereka merasa nyaman untuk berbagi ide dan pendapat mereka. Sayangnya, penelitian baru menunjukkan bahwa secara aktif meminta masukan dapat memiliki konsekuensi…
- Mengapa Pemimpin Paling Efektif Mengikuti Aturan… Sepuluh menit setelah mendengarkan bos kami berbicara tentang radius putar mesin pemotong rumput barunya, seorang rekan membungkuk dan berbisik, "Apakah menurut Anda rapat pernah dimulai tepat waktu? ?" Kami memutuskan…
- Mengapa pemilik majalah Paper mengharuskan karyawan… Jika Paper tidak memiliki karyawan yang mulai kembali ke kantor pada bulan Juli, publikasi mode, hiburan, dan budaya mungkin tidak dapat bergerak secepat untuk memenuhi tenggat waktu mitra.Setidaknya itulah pandangan…
- Panduan Lengkap: Gaji Tukang Pipa dan Peran Penting… Selamat datang di blog kami yang membahas gaji tukang pipa dan peran penting mereka dalam industri konstruksi. Tukang pipa memiliki peran yang vital dalam membangun sistem pipa yang efisien dan…
- Psikologi Dibalik Rapat yang Berlebihan Rapat yang buruk adalah kutukan dunia usaha — namun meskipun tampaknya menjadi konsensus yang luar biasa bahwa rapat sering kali tidak perlu dan tidak produktif, banyak tempat kerja terus berjuang…
- Las Vegas Golden Knight membakar Seattle Kraken, dan… Selasa malam memberi kami tidak hanya pertandingan pertama musim NHL 2021-22, dan pertandingan perdana Seattle Kraken — tetapi juga contoh pertama persiapan makanan hoki, milik Las Vegas Golden Knight. Berdiri…
- 3 Cara Membangun Kepercayaan dan Tim Jarak Jauh Bintang Penyebaran varian Delta Covid-19 membuat rencana kembali ke kantor menjadi kacau-- lagi. Kantor membatalkan rencana masuk kembali mereka, dan beberapa memutuskan untuk membuat pengaturan kerja jarak jauh permanen.Pada tahun 2025,…
- Studi: Apa yang Dilakukan Perusahaan (dan Tidak… Pada tahun lalu, perusahaan telah dipaksa untuk memikirkan kembali pendekatan mereka terhadap keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI), menciptakan lingkungan yang lebih inklusif untuk memenuhi kebutuhan karyawan, pelanggan, dan investor mereka.…
- Mengapa Anda Membutuhkan Jadwal Kerja Jarak Jauh Bekerja dari rumah masih merupakan gagasan baru bagi sebagian besar individu, dan menemukan jadwal kerja jarak jauh yang sesuai mungkin menuntut. Kalender - KalenderBagaimanapun, produktivitas bukanlah bawaan, tetapi menjadi produktif…
- Kembali ke Dasar-dasar Hubungan Manusia Sementara beberapa dari kita mungkin ingin berbagi pengalaman dengan rekan kerja lama dan baru ketika kembali ke kantor, yang lain mungkin tidak siap untuk berbicara tentang pengalaman yang membakar secara…
- [Seberapa Pentingkah Pegawai Negeri Sipil Daerah] Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD): Antara Pejabat Lain pada Instansi Sebagai seorang PNSD, Anda mungkin pernah mengalami situasi di mana Anda merasa tidak dihargai atau dihormati oleh pejabat lain pada…
- Apa yang Menghentikan Orang-orang di Tim Anda untuk Pergi? Pendekatan standar adalah melakukan wawancara keluar untuk memahami mengapa karyawan mengundurkan diri dan mencari solusi. Tetapi mempersempit alasan mengapa orang pergi dapat menimbulkan konsekuensi: pengabaian karyawan yang setia dan terlibat…
- 3 Cara Agar Orang Anda Tidak Terbakar Dengan pandemi Covid-19 yang akan memasuki tahun ketiga, para pemimpin bisnis menghadapi sejumlah tantangan yang signifikan. Di antara yang paling signifikan adalah bahwa di banyak industri, permintaan melebihi kemampuan perusahaan…
- Tips Manajemen Favorit Kami Tahun 2021 Buletin Tip Manajemen Hari ini terus menjadi salah satu buletin HBR yang paling populer. Pada artikel ini, kami mencantumkan 10 favorit kami dari tahun lalu. Topik berkisar dari mengapa Anda…
- Mengapa Beberapa Perusahaan Berkembang Selama Pandemi 22 Februari 2022 Keith Ferrazzi, pendiri konsultan firma Ferrazzi Greenlight, memimpin survei terhadap lebih dari 2.000 eksekutif untuk mempelajari bagaimana mereka merekayasa ulang operasi selama pandemi. Penelitian tersebut mengidentifikasi semacam…
- 10 Cara Dewan Dapat Bertindak untuk Keberlanjutan di 2022 Perubahan iklim sekarang dengan tegas menjadi agenda dewan. Namun tetap ada kesenjangan antara apa yang dikatakan direktur tentang perubahan iklim (pada dasarnya, itu adalah masalah strategis yang kritis) dan apa…
- Siap Mengabdi, ASN Bangsa yang Berintegritas dan Berprestasi Sebagai pegawai negeri sipil (PNS), kemampuan bahasa sangatlah penting. Namun, kenyataannya masih banyak PNS yang belum memiliki kemampuan bahasa yang baik. Hal ini tentu dapat menghambat kinerja dan juga karier…
- Karyawan Baru Saya Berdebat Saat Dia Salah Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Berikut adalah…
- Di Dunia Hybrid, Teknologi Anda Menentukan… Salah satu pertanyaan besar yang dihadapi banyak pemimpin sekarang adalah: bagaimana kita dapat berkomunikasi, berkolaborasi, dan terhubung secara bermakna dalam lingkungan hibrid (atau jarak jauh)? Ketika perusahaan bersaing untuk mendapatkan…
- Cara Membuat Orang Berbicara di Rapat Virtual Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Untungnya, rapat virtual memberi Anda lebih banyak…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
