Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Namun, seperti halnya hampir semua proyek kerja, keberhasilan rapat bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Artikel ini membahas 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan bahwa poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin, sehingga rapat pada akhirnya mencapai misi mereka.
Banyak tips efektifitas rapat — baik rapat yang dilakukan di dalam ruangan atau di Zoom — sudah dipahami dengan baik sekarang, termasuk memulai dan mengakhiri tepat waktu, membuat agenda yang efisien, menetapkan peran yang jelas, dan mengingat saat Anda diam. Bahkan jika Anda tidak tahu dasar-dasarnya, pencarian Google cepat akan mengungkapkannya. Tetapi beberapa tip rapat yang paling berharga mungkin juga yang paling tidak dikenal karena ini bukan tentang struktur rapat, peserta, atau bahkan agenda; mereka tentang bagaimana pemimpin rapat mempersiapkan rapat dan berkomunikasi sepanjang itu. Seperti hampir semua proyek kerja, keberhasilan pertemuan bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Di bawah ini adalah 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin rapat dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan rapat tersebut mencapai misi mereka.
1. Persiapkan Poin Anda — Bukan Sekedar Agenda — Terlebih Dahulu
Agenda adalah peta jalan pertemuan yang bermanfaat tetapi bukan alat yang efektif untuk menyampaikan poin-poin utama Anda. Jadi, selain membuat agenda, pikirkan dan persiapkan beberapa poin singkat namun berharga terlebih dahulu. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri yang dapat membantu Anda mengembangkan poin-poin ini:
“Ide apa yang ingin saya kemukakan pada pertemuan ini ?”
“Tantangan apa yang saya atau kami perlu bantuan?”
“Siapa yang pantas dipuji atau disebutkan?”
“Pertanyaan apa yang paling saya inginkan dari grup ini untuk berdiskusi dan mempertimbangkan?”
Bawa jawaban ini ke rapat dan bagikan di awal atau saat topik agenda terkait muncul. Ingat: topik adalah selembar kertas. Titik adalah pesawat kertas. Anda dapat memiliki keduanya di atas meja, tetapi hanya satu yang memberikan ide Anda.
2. Berikan Tujuan
Di awal rapat, bagikan tujuan rapat — apa yang perlu diputuskan, ditinjau, atau dicapai sebagai hasil rapat. Hindari tujuan yang tidak jelas seperti “menjelajahi” atau “mengatasi” suatu masalah. Itu hanya menjanjikan pembicaraan, bukan tindakan atau kemajuan. (Bahkan di Zoom, bicara masih bisa murah.) Menyatakan tujuan yang jelas di awal rapat akan membantu memastikan rapat terpenuhi — atau setidaknya diperiksa — di akhir.
3. Panduan Pendengar Anda
Para pemimpin sering — dan harus — memulai rapat dengan salam, sentimen, dan pembaruan penting. Jika komentar pembuka Anda mencakup beberapa topik, berikan pratinjau: “Sebelum kita mulai, saya ingin segera membahas pengumuman perkiraan minggu lalu, hasil survei internal DEI kami, dan beberapa anggota tim baru yang akan segera bergabung dengan kami.” Juga, gunakan transisi internal (“Hal kedua yang ingin saya sarankan adalah Y”) dan pernyataan kesimpulan (“Seperti yang Anda lihat, X, Y, dan Z sangat penting untuk kesuksesan kami”). Perancah pratinjau/transisi/ulasan ini membantu tim Anda 1) mengetahui apa yang diharapkan, 2) mengikuti Anda, dan 3) memahami hal-hal penting yang mereka ambil.
4. Jadilah Siap Mendengarkan
Bagi seorang pemimpin rapat, mendengarkan dan tampak mendengarkan adalah nilai penting karena meskipun dialog sangat penting, Anda juga ingin terlihat peduli dan menghargai kontribusi rekan kerja Anda. Berikut adalah beberapa tip cepat untuk mendengarkan secara aktif dan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan secara aktif:
Selalu hadapi audiens Anda dan cobalah untuk mempertahankan kontak mata langsung saat mendengarkan. Dalam rapat virtual, itu berarti melihat ke kamera, bukan ke jaringan orang.
Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan mengangguk. Mengangguk adalah cara paling efektif untuk menunjukkan dukungan karena itu menunjukkan, “Saya mendengar maksud Anda dan saya membeli apa yang Anda jual.”
Jangan gunakan waktu mendengarkan sebagai kesempatan untuk merencanakan apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Kesalahpahaman pertanyaan karena Anda tidak cukup mendengarnya dapat merusak kredibilitas dan kepercayaan Anda.
Hindari menyela pembicara atau menyelesaikan kalimat mereka. Kadang-kadang kita berpikir bahwa kita menegaskan pendapat orang lain dengan menyelesaikan kalimat mereka untuk mereka, tetapi bahkan jika itu benar secara teknis, kita masih mencuri waktu mereka dan mengambil poin mereka, yang tidak sopan.
Pertimbangkan untuk merefleksikan pertanyaan kembali kepada pembicara sebelum segera menawarkan perspektif Anda atau memberikan solusi. Misalnya: “Saya ingin memastikan bahwa saya mendengar Anda dengan benar. Anda mengatakan kami memiliki terlalu banyak pertemuan, terutama pada hari Jumat. Apakah itu benar?” Penyampaian pengakuan yang kuat ini membangun kepercayaan dan menunjukkan empati.
Terakhir, tetap berpikiran terbuka dan tahan keinginan untuk membela. Rapat adalah tentang dialog, bukan debat, jadi fokuslah dulu untuk memahami perspektif tim Anda, bukan membuat argumen balasan.
5. Siapkan Pertanyaan
Dalam dialog antara eksekutif dan tim mereka, para pemimpin dapat meningkatkan pembelajaran dengan mengajukan pertanyaan yang menyelidik. Dalam artikel Harvard Business Review “Menjadi Pemimpin Strategis Adalah Tentang Mengajukan Pertanyaan yang Tepat , ” Lisa Lai berpendapat bahwa mengajukan pertanyaan strategis seperti “Mengapa Anda melakukan pekerjaan yang Anda lakukan?” dan “Seperti apa kesuksesan bagi tim kita?” dapat membantu para pemimpin mendorong tim mereka untuk berpikir lebih strategis. Memiliki pertanyaan di saku Anda juga dapat mengisi kekosongan rapat ketika peserta lambat mengajukan pertanyaan atau membutuhkan orang lain untuk mencairkan suasana. Pertanyaan kepemimpinan dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
Pertanyaan strategis
- “Apa yang ingin Anda capai?”
“Bagaimana kita bisa menerapkan pendekatan itu di seluruh perusahaan?” Pertanyaan pengenalan
“Siapa yang membantu Anda dengan proyek ini?”
“Bagaimana Anda mendapatkan ide ini?”
Pertanyaan bermanfaat
- “Apa yang saya bisa bantu?”
- “Sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk membawa proyek Anda ke tingkat berikutnya?”
6. Jauhkan Detours Singkat
Kadang-kadang, Anda mungkin tergoda untuk meninggalkan alur pemikiran Anda untuk membahas sesuatu yang tidak terkait, apakah ide itu tiba-tiba muncul di kepala Anda atau diajukan oleh orang lain di ruangan itu. Satu detik Anda berbicara tentang memanfaatkan media sosial, dan detik berikutnya Anda berbicara tentang selebriti Instagram favorit Anda. Off-ramp ini berbahaya karena, ketika berlarut-larut, membuang waktu kritis dan pikiran lain mulai mengembara. Jika Anda memperkenalkan atau menghibur ide yang hanya terkait secara tangensial atau tidak terkait, “masuk dan keluar” dengan cepat sehingga Anda dapat kembali ke poin yang Anda buat.
7. Tahu Kapan Anda Telah Menyelesaikan Poin Anda
Beberapa pembicara memiliki suara sial di kepala mereka yang mengatakan, “Mereka belum memahaminya — teruslah berbicara!” Suara hati ini — yang muncul dari rasa tidak aman Anda — sering kali salah, jadi jangan percaya. Setelah Anda menyampaikan maksud Anda, berhentilah dan lanjutkan rapat. Jika orang memiliki pertanyaan, mereka akan bertanya. Pendekatan ini juga memastikan orang lain dalam rapat memiliki waktu untuk berbicara.
8. Berikan Ringkas Kredit
Itu selalu ide yang baik bagi para pemimpin untuk berbagi poin pujian, dukungan, dan dorongan dengan tim mereka, tetapi dampak dari sentimen tersebut berkurang semakin lama Anda melanjutkan. Dan terus. Dan terus. Kemudian menjadi canggung. Tidak ada yang membunuh poin bagus selain bertele-tele, jadi buat ucapan terima kasih Anda terstruktur dan dibatasi hingga 15 detik atau kurang. Pada saat yang sama, sadarilah bahwa dua kata “terima kasih” tidak pernah berdampak banyak. Selalu berikan “mengapa”. Contoh yang baik untuk memberikan penghargaan atau penghargaan adalah: siapa yang melakukannya, apa yang mereka lakukan, dan apa dampaknya terhadap tujuan organisasi atau tim.
9. Bantuan Lainnya Tetap di Poin
Jika, selama rapat Anda, seorang anggota staf menyampaikan presentasi formal tanpa poin atau proposal yang jelas, tanyakan dengan sopan, “Apa yang Anda rekomendasikan?” atau “Apa yang Anda usulkan agar kami lakukan?” Semakin banyak Anda mengajukan pertanyaan panduan tersebut, semakin besar kemungkinan orang tersebut pada akhirnya akan menyadari keterampilan komunikasi kepemimpinan yang penting dalam menyampaikan poin — bukan hanya berbagi pemikiran.
10. Akhiri Dengan Langkah Tindakan yang Berarti
Anda mempertahankan momentum pasca-rapat saat Anda mengakhiri rapat dengan langkah-langkah berikutnya yang jelas, termasuk siapa yang mengambil tindakan dan kapan. Aktor itu bisa menjadi manajer, asisten administrasi, komite, atau bahkan diri Anda sendiri, tetapi pastikan seseorang yang tidak hanya mencatat dan mengarsipkan ide tetapi juga memajukannya. Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Tetapi seorang pemimpin adalah seorang pemimpin, baik Anda menjalankan rapat atau tim, jadi gunakan semua alat komunikasi yang Anda miliki untuk memastikan poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin.
Baca selengkapnya
Rekomendasi:
- Cara Membuat Rutinitas Perawatan Diri Terbaik di tahun 2022 Sudah hampir dua tahun sejak Covid-19 mengubah dunia. Saat pandemi berkecamuk, prevalensi tantangan kesehatan mental terus meningkat. Jadi tidak mengherankan jika banyak orang Amerika berurusan dengan masalah kesehatan mental. Jika…
- 4 Petunjuk Yang Akan Langsung Menunjukkan… Mendekati tanda dua tahun pandemi, bisnis telah berubah secara mendasar untuk jangka panjang, dan para pemimpin dipaksa untuk beradaptasi dengan kondisi tenaga kerja baru.Dengan berakhirnya tahun 2021, C-Suite siap untuk…
- Penelitian: Bagaimana Bias Terhadap Perempuan… Penelitian baru meneliti bias gender dalam empat industri dengan lebih banyak pekerja perempuan daripada laki-laki — hukum, pendidikan tinggi, organisasi nirlaba berbasis agama, dan perawatan kesehatan. Memiliki jumlah perempuan yang…
- Mengapa Anda Membutuhkan Jadwal Kerja Jarak Jauh Bekerja dari rumah masih merupakan gagasan baru bagi sebagian besar individu, dan menemukan jadwal kerja jarak jauh yang sesuai mungkin menuntut. Kalender - KalenderBagaimanapun, produktivitas bukanlah bawaan, tetapi menjadi produktif…
- Dalam Pertahanan Kantor Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Ada banyak bayangan yang dilemparkan ke kantor yang besar dan buruk akhir-akhir ini. Beberapa karyawan dan perusahaan mengatakan lingkungan kantor…
- 3 Taktik untuk Mempercepat Transformasi Digital Bagaimana Anda mendorong dan memungkinkan kelompok orang yang tersebar untuk mendapatkan hasil maksimal dari teknologi digital baru? Artikel ini membahas studi kasus tentang bagaimana Bank DBS di Singapura mengelola transisi…
- Pendakian Berkesan ke Puncak Prau: Rasakan Keagungan… Pendakian Gunung Prau: Ulasan Basecamp Gunung Prau merupakan salah satu gunung favorit para pendaki, baik pemula maupun berpengalaman. Gunung yang terletak di Dataran Tinggi Dieng ini menawarkan pemandangan yang indah,…
- Jangan Biarkan Pulang Kantor Membakar Tim Anda Kelelahan dan kecemasan semakin tinggi saat karyawan kembali ke kantor setelah pandemi Covid. Setelah satu setengah tahun kejutan, perubahan, dan isolasi, kehidupan biasa di tempat kerja fisik itu sendiri bisa…
- Sejarah Bangsa Indonesia: Perjalanan Panjang Menuju… Apakah Anda seorang siswa kelas 12 yang sedang berjuang memahami sejarah Indonesia semester 2? Apakah Anda merasa kewalahan dengan banyaknya materi dan sulit mengingat semuanya? Jika ya, jangan khawatir, Anda…
- Menggunakan Mantra untuk Menjadi Pemimpin yang Lebih… Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi para pemimpin saat ini adalah menciptakan budaya inklusivitas, di mana semua anggota diperlakukan secara setara dan merasa dihargai secara setara. Untuk mengembangkan perilaku yang…
- Microsoft Teams akhirnya mendapatkan pembaruan yang… Bekerja sama dengan orang lain di luar organisasi Anda di Microsoft Teams akan segera dimungkinkan berkat pembaruan baru untuk alat kolaborasi online Microsoft.Kelompok kerja sering kali melampaui satu organisasi dengan…
- Praktik Terbaik Administrasi Guru Sejarah Indonesia Kelas 10 Apakah Anda seorang guru sejarah Indonesia di kelas 10 yang merasa kewalahan dengan tugas administrasi? Anda tidak sendirian. Strategi Olahraga Efektif. Tugas administrasi guru sejarah Indonesia di kelas 10 bisa…
- 12 Aplikasi Kolaborasi untuk Bisnis Anda Jika Anda seperti kebanyakan pemilik bisnis, Anda selalu mencari cara untuk meningkatkan produktivitas tanpa menghabiskan banyak uang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah melalui aplikasi kolaborasi. Aplikasi ini meningkatkan efisiensi…
- 'Ada tujuh kasus di berbagai lantai minggu… Hearst adalah salah satu dari sedikit perusahaan media besar yang mulai mewajibkan karyawannya untuk datang ke kantor pada akhir tahun lalu, sebelum memberlakukan kembali kebijakan kerja yang fleksibel bulan ini.…
- Aturan "Tanpa Telepon" Radikal Ini Dapat… Beberapa waktu yang lalu, saya menulis tentang larangan terlalu banyak rapat -- dan bagaimana dengan sopan, namun efektif, memotong bagian yang tidak perlu dari jadwal Anda sehari-hari.Tetap saja, rapat tetap…
- Jadikan Belajar Bagian dari Rutinitas Harian Anda Dalam karir kita yang semakin "berlekuk-lekuk", di mana orang-orang berganti peran lebih sering dan lancar dan berkembang ke arah yang berbeda, kemampuan untuk melupakan, belajar, dan belajar kembali sangat penting…
- RFK Jr., Lara Logan Berbicara Pada Protes Amanat… Topline Para pengunjuk rasa berbaris dari Monumen Washington ke Lincoln Memorial di Washington DC pada hari Minggu untuk menentang mandat vaksin Covid-19, menggambar sebuah berbagai pembicara dan kelompok yang terkadang…
- Anggota Fed Kembali Kenaikan Suku Bunga Lebih Cepat,… Silakan coba pencarian lain Ekonomi2 jam yang lalu (16 Februari 2022 02 :33PM ET) © Reuters. Oleh Yasin Ebrahim Investing.com -- Pejabat Federal Reserve mendukung pengekangan langkah-langkah kebijakan moneter yang…
- Bagaimana Pandemi Mengubah Cara Kita Harus Mengatur… Izinkan saya untuk memulai dengan sebuah cerita yang terjadi pada saya satu jam yang lalu. Seorang teman lama mengirimi saya WhatsApp beberapa minggu yang lalu, meminta saya untuk bertemu dengannya…
- Tips Manajemen Favorit Kami Tahun 2021 Buletin Tip Manajemen Hari ini terus menjadi salah satu buletin HBR yang paling populer. Pada artikel ini, kami mencantumkan 10 favorit kami dari tahun lalu. Topik berkisar dari mengapa Anda…
- Pembaca HBR Renungkan pada 2021 Ketika HBR bertanya kepada pembaca apa yang mereka pelajari pada tahun 2021, pelajaran dari pandemi Covid-19 menjadi pusat perhatian. Pembaca mengatakan bahwa mereka belajar tidak hanya bagaimana bekerja dari jarak…
- 3 Cara Agar Orang Anda Tidak Terbakar Dengan pandemi Covid-19 yang akan memasuki tahun ketiga, para pemimpin bisnis menghadapi sejumlah tantangan yang signifikan. Di antara yang paling signifikan adalah bahwa di banyak industri, permintaan melebihi kemampuan perusahaan…
- Kembali ke Dasar-dasar Hubungan Manusia Sementara beberapa dari kita mungkin ingin berbagi pengalaman dengan rekan kerja lama dan baru ketika kembali ke kantor, yang lain mungkin tidak siap untuk berbicara tentang pengalaman yang membakar secara…
- Mengapa Pemimpin Paling Efektif Mengikuti Aturan… Sepuluh menit setelah mendengarkan bos kami berbicara tentang radius putar mesin pemotong rumput barunya, seorang rekan membungkuk dan berbisik, "Apakah menurut Anda rapat pernah dimulai tepat waktu? ?" Kami memutuskan…
- 'Bekerja dari jelajah': Orang Inggris… Editor video, Rob David, yang berbasis di Bristol, di Barat Daya Inggris, sering kali terlihat bergabung dengan rapat secara virtual dari alokasinya, menggunakan hotspot di ponselnya untuk bekerja dari jarak…
- 3 Cara Membangun Kepercayaan dan Tim Jarak Jauh Bintang Penyebaran varian Delta Covid-19 membuat rencana kembali ke kantor menjadi kacau-- lagi. Kantor membatalkan rencana masuk kembali mereka, dan beberapa memutuskan untuk membuat pengaturan kerja jarak jauh permanen.Pada tahun 2025,…
- 4 Cara Untuk Mengotomatisasi dan Beradaptasi Untuk… Pasar ekonomi yang bergejolak dan tantangan yang muncul dari pandemi mengharuskan usaha kecil untuk beradaptasi dan menjadi lebih tangguh. Dan sementara beberapa kendala telah mereda yang baru telah muncul, seperti…
- EPOS EXPAND 40T – Bluetooth speakerphone dengan… Di dunia yang digerakkan oleh teknologi saat ini, rapat online telah menjadi standar baru bagi sebagian besar bisnis. Bentuk komunikasi ini menawarkan fleksibilitas dan Pepsi meluncurkan aplikasi dan pekerjanya, penghematan…
- Apa itu Formula Pertumbuhan Organik, dan Bagaimana… Lexie Smith mulai melakukan PR ketika dia berusia 18 tahun, dan sekarang dia mengajar wirausahawan di seluruh dunia cara mengembangkan bisnis mereka. 26 Oktober 2021 2 menit dibaca Pendapat yang…
- Bagaimana Bukti Kerja Berguna Selain Bitcoin Siapa pun yang telah mempelajari bitcoin untuk sementara waktu tahu bahwa bukti kerja dalam penambangan bitcoin adalah kunci keamanan dan sifat protokol yang tidak dapat dipalsukan. Penambangan Bitcoin pada tahun…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
