Cara Memperbaiki Komunikasi Kerja Jarak Jauh yang Terfragmentasi

Komunikasi adalah salah satu tantangan paling umum yang dihadapi oleh tim yang baru mengenal pekerjaan jarak jauh. Anggota tim yang terbiasa berjalan ke meja rekan kerja untuk klarifikasi menemukan diri mereka tersesat di lautan email yang saling silang, pesan obrolan, papan proyek, dokumen, dan banyak lagi. Tetapi kenyataannya adalah bahwa pekerjaan jarak jauh tidak menyebabkan masalah komunikasi bisnis, melainkan menyorotinya. Dalam suasana kantor rumah yang baru dan asing, perjuangan sehari-hari untuk mencari kontribusi proyek rekan kerja di utas email (atau apakah itu dalam pesan obrolan?) menjadi cukup intensif untuk mengancam gangguan alur kerja.

Daftar Isi

Pekerjaan jarak jauh tidak merusak komunikasi Anda

Sebagian besar tim yang berjuang dengan komunikasi kerja jarak jauh menemukan bahwa mereka tidak memiliki sistem yang tepat , proses, atau budaya untuk mendokumentasikan kolaborasi mereka dengan jelas. Seringkali, mereka menggunakan sistem yang berbeda di seluruh departemen atau kelompok karyawan. Karena bersandar pada metode komunikasi tatap muka informal, mereka jarang memiliki kebijakan formal mengenai bagaimana dan kapan mereka mendokumentasikan proyek, pembaruan, rencana, percakapan, dan rapat.

Merebut peluang untuk memperbaiki apa yang rusak

Meskipun pekerjaan jarak jauh tidak mungkin menjadi penyebab komunikasi bisnis Anda yang terfragmentasi, ini dapat membantu Anda mengidentifikasi cara memperbaikinya. Sebagai pemimpin, Anda dapat membantu menyediakan struktur untuk tim Anda yang memungkinkan mereka berkolaborasi dengan lebih lancar. Dalam prosesnya, Anda mungkin akan memperbaiki sesuatu yang rusak selama ini, memungkinkan Anda melompati tingkat produktivitas sebelumnya.

Buat satu hub utama untuk komunikasi

Untuk menyatukan kembali komunikasi kerja jarak jauh Anda, mulailah dengan membangun sistem utama untuk manajemen dan kolaborasi proyek. Meskipun tidak mungkin semua komunikasi Anda hidup dalam satu sistem, memusatkan sebagian besar percakapan terkait pekerjaan akan membantu memastikan bahwa tidak ada hal penting yang hilang dalam shuffle.

Tim saya menggunakan alat bernama Podio yang menggabungkan manajemen proyek dan obrolan, memungkinkan kita merekam percakapan dalam catatan terpadu. Ini juga memberi kami riwayat terperinci dari setiap proyek, sehingga memudahkan untuk mengevaluasi kampanye tahunan atau anggota tim baru.

Tugas diuraikan dalam sistem yang sama dan dapat dilihat oleh siapa saja yang memiliki akses ke proyek tertentu. proyek. Ini berarti bahwa langkah selanjutnya sudah jelas dan pihak yang bertanggung jawab dimintai pertanggungjawaban.

Terapkan proses untuk merampingkan kolaborasi

Setelah Anda menentukan sistem mana yang akan menjadi titik kebenaran Anda, lakukan proses untuk memastikan bahwa semua bentuk komunikasi jarak jauh lainnya kembali ke hub utama Anda. Misalnya, tim saya menggunakan Box untuk menyimpan dokumen, gambar, dan media lainnya. Namun, kami memastikan bahwa semua karyawan memahami bahwa item dalam Box harus ditautkan ke proyek, laporan, atau tugas terkait di Podio. Demikian juga, saat konferensi video atau panggilan berlangsung, adalah kebijakan kami untuk memasukkan catatan tentang item tindakan dan langkah selanjutnya sesegera mungkin.

Saat pembaruan dilakukan, anggota tim yang relevan akan ditandai dan diberi tahu. Hal ini memastikan bahwa setiap orang yang terlibat tetap mengetahui dan dapat bergabung saat dibutuhkan.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu mencegah metode komunikasi alternatif. Misalnya, tim kami menjauhi email untuk komunikasi internal. Sebagai gantinya, kami memilih untuk mengadakan diskusi dalam sistem manajemen proyek kami untuk menghindari kebingungan.

Mendorong budaya keterbukaan

Ketika anggota tim terbiasa berbicara langsung dengan individu atau kelompok yang mereka rasa nyaman, mereka mungkin merasa ragu untuk mendokumentasikan ide-ide mereka dalam sistem manajemen proyek yang lebih umum. Sementara proses dapat membantu memastikan bahwa karyawan melakukan apa yang diperlukan, para pemimpin harus bekerja untuk menciptakan budaya yang menghargai dan menghargai kejujuran, kreativitas, dan keunikan. Setelah tim Anda merasa nyaman dengan sistem baru, mereka dapat memainkan peran aktif dalam menjaga komunikasi kerja jarak jauh yang kohesif.

Baca selengkapnya

Rekomendasi:

Bagaimana Menaklukkan Krisis Keterlibatan Karyawan… Karyawan di seluruh dunia sedang mengalami krisis keterlibatan. Mereka menemukan diri mereka semakin terlepas dari pekerjaan mereka dan apatis tentang majikan mereka. Laporan State of the Global Workplace Gallup tahun…
Solusi untuk kekurangan tenaga kerja: remaja? Bulan setelah laporan pertama tentang kekurangan tenaga kerja, bisnis merasakan dampaknya. Kurangnya pekerja telah memaksa bisnis untuk mengurangi jam kerja, membatasi layanan, dan bahkan menutup pintu mereka; bagi konsumen, hal…
Sweetgreen mengatakan bisnisnya akan baik-baik saja… Selama kuartal bintang untuk penjualan di rantai salad trendi Sweetgreen, pertumbuhan tercepat datang dari lokasi perkotaan, dan khususnya di tengah kota Manhattan.“Toko-toko perkotaan, tentu saja…kami akan mengatakan sepenuhnya pulih ke…
3 Taktik untuk Mempercepat Transformasi Digital Bagaimana Anda mendorong dan memungkinkan kelompok orang yang tersebar untuk mendapatkan hasil maksimal dari teknologi digital baru? Artikel ini membahas studi kasus tentang bagaimana Bank DBS di Singapura mengelola transisi…
Sebuah Kata Peringatan untuk Tenaga Kerja… Menjelang peringatan dua tahun awal pandemi COVID-19, saya mengingat kembali berapa kali saya ditanya oleh klien dan kolega tentang apakah tenaga kerja TI jarak jauh akan menjadi pekerja sementara atau…
Tren Teratas yang Akan Berdampak pada Industri… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Pandemi telah menyebabkan perubahan di seluruh dunia dalam kebiasaan konsumen, pengaturan tempat kerja, peluang perjalanan, dan kehidupan kita sehari-hari secara…
Contoh Pesan Di Luar Kantor Pesan di luar kantor adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Saat Anda sedang berlibur, sakit, atau tidak di kantor karena alasan apa pun, Anda dapat mengatur pesan respons otomatis yang…
Ruang Kantor Terbuka Bukan Hanya Mode Manajemen… "It's Official: Open-Plan Offices Are Now the Dumbest Management Fad of All Time" adalah judul utama postingan viral rekan Inc. Geoffrey James dari tahun 2018. Jelas James bukan penggemar ruang…
Ekonomi AS Menambahkan 531.000 Pekerjaan Bulan… Topline AS menambahkan kembali 531.000 pekerjaan yang lebih baik dari perkiraan pada bulan Oktober—menandai kinerja bulanan terbaik pasar tenaga kerja yang telah lama berjuang sejak Juli sebagai tanda bahwa pandemi…
'Bekerja dari jelajah': Orang Inggris… Editor video, Rob David, yang berbasis di Bristol, di Barat Daya Inggris, sering kali terlihat bergabung dengan rapat secara virtual dari alokasinya, menggunakan hotspot di ponselnya untuk bekerja dari jarak…
Zoom mengakuisisi aset produksi video dari Liminal Platform pertemuan video Zoom hari ini mengumumkan bahwa mereka telah mengakuisisi aset dari Liminal, sebuah startup teknologi produksi video yang sebagian besar dibangun dari SKD Zoom.Dua Co-Founder Liminal, Andy Caluccio…
Pekerjaan Jarak Jauh Harus (Kebanyakan) Asinkron Pandemi mempercepat banyak tren, mulai dari streaming, e-commerce, dan platform pengiriman makanan hingga adopsi kerja jarak jauh yang meluas. Namun alih-alih memanfaatkan kesempatan ini untuk meningkatkan cara kami bekerja, sebagian…
Cara Mengatasi Resistensi Kembali Ke Kantor Banyak organisasi yang mengizinkan pekerja berpengetahuan untuk melakukan pekerjaan mereka dari jarak jauh selama pandemi sekarang tampaknya berkomitmen untuk menyatukan mereka kembali di kantor, dan bos berusaha untuk membuat tim…
Hampir tiga perempat perubahan pekerjaan perencanaan… Secara global, sejumlah besar pekerja digital memiliki rencana untuk pindah peran dalam beberapa tahun ke depan, dengan sejumlah besar sudah mencari pekerjaan Oleh Clare McDonald, Editor Bisnis Diterbitkan: 03 Des…
Karyawan Saya Berkencan dengan Pasangan Klien ...… Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Untuk Hari…
Apa Rahasia Mempertahankan Bakat Teknologi? Saat kita memasuki tahun ketiga COVID-19, orang-orang dari Prancis hingga Fiji secara serius mengevaluasi kembali tempat tinggal mereka, cara mereka menghabiskan waktu, dan apa yang paling penting dalam hidup mereka.…
Organisasi kerja jarak jauh: 5 produk perangkat… Sepuluh tahun yang lalu, tidak ada yang bisa membayangkan sebuah perusahaan yang sukses dengan karyawan penuh waktu yang bekerja dari rumah, di ruang kerja bersama atau di kedai kopi. Saat…
Broadband Fiber-Fed Akan Menyembuhkan Kesenjangan… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Menurut perusahaan agregasi data BroadbandNow, diperkirakan 42 juta orang Amerika masih tidak memiliki akses ke layanan Internet broadband, kebanyakan dari…
Pembaca HBR Renungkan pada 2021 Ketika HBR bertanya kepada pembaca apa yang mereka pelajari pada tahun 2021, pelajaran dari pandemi Covid-19 menjadi pusat perhatian. Pembaca mengatakan bahwa mereka belajar tidak hanya bagaimana bekerja dari jarak…
Apakah startup membutuhkan ESG? Anda sedang membaca email The Forecast dari 17 Januari 2022Lihat arsip Perkaya perspektif Anda. Kuatkan pekerjaan Anda. Menjadi anggota Quartz.Keanggotaan Anda mendukung misi kami untuk menjadikan bisnis lebih baik karena…
Mengapa Kebutuhan Inovasi dalam Real Estat Komersial… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Setiap pebisnis memahami bahwa inovasi sangat penting. Namun, dalam real estat komersial, prinsip ini terutama benar. Sejak awal 2020 ketika…
Berapa Penghasilan Asisten Virtual? Asisten virtual memberikan dukungan kepada bisnis dan individu dari jarak jauh. Ini adalah salah satu peluang kerja dari rumah teratas yang dapat Anda mulai sendiri dengan sedikit atau tanpa investasi…
Mengapa pemilik majalah Paper mengharuskan karyawan… Jika Paper tidak memiliki karyawan yang mulai kembali ke kantor pada bulan Juli, publikasi mode, hiburan, dan budaya mungkin tidak dapat bergerak secepat untuk memenuhi tenggat waktu mitra.Setidaknya itulah pandangan…
Mengapa Pekerja Garis Depan AS Berhenti Ketidakpuasan dengan gaji dan masalah terkait Covid bukan satu-satunya alasan pekerja garis depan berhenti berbondong-bondong. Lain adalah ketidakpuasan dengan bos mereka. Empat taktik dapat membantu meningkatkan keterampilan dan praktik manajer…
Cara Membuat Orang Berbicara di Rapat Virtual Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Untungnya, rapat virtual memberi Anda lebih banyak…
PNS: Pahlawan Bangsa, Pengabdi Negara yang Diteladani Tahukah Anda tentang pegawai negeri sipil (PNS) terjemahan? Profesi ini memiliki peran penting dalam pemerintahan Indonesia. Sebagai juru bicara pemerintah, PNS terjemahan bertugas menyampaikan informasi dan kebijakan pemerintah kepada masyarakat.…
Di Dunia Hybrid, Teknologi Anda Menentukan… Salah satu pertanyaan besar yang dihadapi banyak pemimpin sekarang adalah: bagaimana kita dapat berkomunikasi, berkolaborasi, dan terhubung secara bermakna dalam lingkungan hibrid (atau jarak jauh)? Ketika perusahaan bersaing untuk mendapatkan…
Chattanooga adalah No. 1 untuk Pekerjaan Jarak Jauh… Kami mendeteksi aktivitas yang tidak biasa dari jaringan komputer Anda Untuk melanjutkan, klik kotak di bawah untuk memberi tahu kami bahwa Anda bukan robot. Baca selengkapnya
Menyeimbangkan Produktivitas & Kepuasan Kerja Selama… Pengunduran Diri Hebat mungkin membayangi transformasi digital akhir pandemi dan rencana percepatan bisnis perusahaan Anda karena karyawan mencari peluang yang lebih baik atau mengubah hobi mereka menjadi karier baru. Ini…
Apakah Ini Postingan Pekerjaan Paling Transparan… Dengan Pengunduran Diri Hebat, menarik kandidat untuk lowongan pekerjaan mungkin lebih sulit daripada sebelumnya. Menarik kandidat kanan bahkan lebih sulit.Terutama ketika posting pekerjaan Anda hambar dan formula. Tujuan Anda adalah…