Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
Menavigasi lanskap digital analisis persaingan Pentingnya transformasi digital dalam analisis persainganTransformasi digital dunia bisnis telah secara dramatis mengubah lanskap persaingan, menciptakan peluang dan tantangan baru bagi organisasi. Agar tetap terdepan dalam persaingan dan berhasil di…
Bagaimana menerapkan teknologi pemasaran baru untuk… “Perusahaan-perusahaan terkemuka akan menang secara digital dengan terus berinovasi dalam pengalaman merek yang mendorong hasil transformatif,” kata Dave Mankowski, Chief Growth Officer untuk perusahaan perangkat lunak CX Bounteous, pada konferensi…
Apakah Kebijakan Keuangan Anda Cukup Kuat untuk… Ketika setiap sen berharga, mendapatkan kendali atas keuangan bisnis kecil Anda adalah perhatian utama. Perusahaan kecil harus menjalankan kapal yang ketat, sehingga proses keuangan harus efisien, aman, dan terkendali untuk…
Kesempatan untuk serius tentang migrasi iklim Meskipun mungkin muncul dalam diskusi tentang adaptasi dan bahaya dan kerugian dari perubahan iklim, migrasi iklim tidak menjadi agenda pada konferensi perubahan iklim PBB minggu depan, yang dikenal sebagai COP27.…
6 Elemen yang Anda Butuhkan untuk Membangun LST yang Efektif 6 Elemen yang Perlu Anda Bangun LST yang Efektif Jika ada persepsi bahwa upaya lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG) lebih terfokus pada membangun hubungan masyarakat daripada pendapatan, persepsi itu…
Laptop Dell yang didiskon seharga $350 ini memiliki… Dell Dell senang menawarkan penawaran untuk Inspiron 15 3000, yang merupakan bonus bagi siapa saja yang mencari laptop perjalanan atau pelajar yang bagus. Untuk Hari Presiden, pengecer menjual laptop populer…
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
Cara Menggunakan Pembelajaran Mesin dan Teknologi… Jika perusahaan Anda tidak memperlakukan data seperti aset, Anda bisa kehilangan peluang pertumbuhan besar.Itu menurut Swami Sivasubramanian, wakil presiden Amazon Machine Learning. Sivasubramanian berbicara selama percakapan utama tentang data dan…
Mengapa Anda harus menggunakan layanan VPN… Layanan VPN yang hanya menggunakan server RAM menyimpan data dan semua aplikasi dalam apa yang disebut "memori yang mudah menguap". Cari tahu di bawah apa artinya ini dan perbedaannya dari…
AWS Amazon memperluas batas transfer data… 25 November 2021 10:43 Peserta konferensi komputasi awan tahunan Amazon berjalan melewati logo AWS di Las Vegas, 30 November 2017. Kredit Gambar: Reuters, Salvador Rodriguez. Dengarkan dari CIO, CTO, dan…
My SAPK BKN: Pengenalan dan Panduan Penggunaan dalam… Selamat datang di blog kami yang membahas My SAPK BKN (Sistem Administrasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan pengenalan lengkap dan panduan penggunaan…
Apa saja tantangan dalam mengimplementasikan Data Fabric? Data fabric adalah arsitektur dan solusi manajemen baru yang menjanjikan untuk membantu organisasi mengelola dan menggunakan data dengan lebih baik. Namun, struktur data adalah arsitektur yang kompleks dan ada beberapa…
Solusi Universal – Masa Depan Crypto Ekosistem kripto mungkin adalah bidang teknologi informasi yang paling dinamis. Solusi baru muncul hampir setiap hari dan cukup sulit untuk menemukan startup yang akan membuat Anda terpesona dengan cara khusus.…
Kertas mani Michael Faraday disimpan secara digital… Peneliti Harvard telah mengembangkan pendekatan penyimpanan data berdasarkan campuran pewarna fluoresen yang dicetak ke permukaan epoksi di titik-titik kecil. Campuran pewarna di setiap titik mengkodekan informasi yang kemudian dibaca dengan…
Aspek dasar yang termasuk dalam penetapan harga sistem SDM Saat memilih sistem SDM, harga merupakan faktor penting. Bergantung pada persyaratan pasti perusahaan Anda dan hasil yang diinginkan, ada banyak paket harga perangkat lunak SDM yang tersedia. Mereka dipengaruhi oleh…
2 Cara Mudah Menggunakan Kecerdasan Buatan di Bisnis… Sebagai pemilik bisnis, kemungkinan besar Anda memiliki kecerdasan buatan (AI) sebagai sesuatu yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, tidak selalu jelas dari mana…
Keamanan Think Tank: Bagaimana membangun firewall manusia In-house atau outsourcing? Apa yang membuat program pelatihan keamanan bagus, dan pertanyaan apa yang harus diajukan pembeli saat mengadakan pelatihan sebagai layanan? Oleh Selamat Lagu, Turnkey Consulting Diterbitkan: 02 Feb…
Vast Data memperkenalkan unit penyimpanan berbasis… 17 Desember 2021 12:00 Kredit Gambar: Shutterstock Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of Work Summit 12 Januari…
Membangun rantai pasokan Amerika Utara yang lebih… Membangun rantai pasokan yang lebih terintegrasi, tangguh, dan aman adalah fokus bagi ketiga pemerintah, industri, dan masyarakat sipil Amerika Utara. RUU infrastruktur bipartisan AS, CHIPS and Science Act, dan pengesahan…
3 Alasan Perusahaan Anda Harus Memprioritaskan… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Anda sedang membaca Entrepreneur United States, sebuah waralaba internasional dari Entrepreneur Media. Baru-baru ini Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, dan Oculus…
Mobil listrik dengan sistem fotovoltaik Permintaan mobil listrik terus tumbuh secara besar-besaran di seluruh dunia. Ini bukan hanya karena penurunan tajam dalam biaya penyimpanan baterai, yang telah turun 40 persen dalam beberapa tahun terakhir dan,…
Bug reset Windows berarti 'Hapus Semuanya'… Intel Saat Anda menjual, mendaur ulang, atau menyumbangkan gadget apa pun , Anda menghapus data Anda dari itu. Itu hanya keamanan komputer dasar, bukan? Itu sebabnya opsi "Reset PC ini",…
Pertanyaan tentang Saldo Digital (SPONSORED) Di mana organisasi Anda dalam ekonomi digital saat ini? pandemi telah berdampak pada setiap organisasi dalam satu atau lain cara. Yang tidak beruntung hampir tidak selamat, atau lebih buruk…
Manfaat Tolok Ukur Harga untuk Penyimpanan Data Mengapa Penyimpanan Data Tolok Ukur Harga? Pelanggan, dapat dimengerti, sangat didorong oleh anggaran ketika datang ke solusi penyimpanan data. Biaya peralihan, pemeliharaan, dan peningkatan merupakan faktor risiko tinggi untuk bisnis,…
3 Kesalahan Terbesar yang Dilakukan Perusahaan Saat… Menurut Hosting Tribunal, 94% perusahaan memiliki kehadiran cloud, tetapi hanya 20% yang telah mengalami transformasi cloud. Sebagian, itu karena transformasi cloud adalah inisiatif yang mahal bagi perusahaan, menghasilkan jutaan dolar…
Pemilik Usaha Kecil Membutuhkan Pemeriksaan Hukum… Dunia hukum ketenagakerjaan secara historis terus berkembang, dan tidak lebih dari beberapa tahun terakhir.Sebelum pandemi, 30% karyawan bekerja dari jarak jauh/hibrida. Pasca pandemi, 48% bekerja dari jarak jauh/hibrida.Pertumbuhan tenaga kerja…
Pelajari cara mengembangkan game menggunakan mesin… StackCommerce Industri video game bernilai lebih dari $300 miliar secara global. Dan jumlah yang sangat besar itu diperkirakan akan terus meningkat setiap tahun. Bawa pulang? Jika Anda menginginkan karier dengan…
Apa itu Manajer Manfaat Farmasi? Mengonsumsi obat resep mungkin lebih bersifat Amerika daripada pai apel. Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), hampir separuh orang di Amerika Serikat melaporkan telah mengonsumsi setidaknya satu obat dalam…