Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Andy Gandhi, Kroll
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Scott Read, Deloitte
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
Teradata dan Dataiku bergabung untuk meningkatkan… 18 Desember 2021 14:20 Kredit Gambar: Hiroshi Watanabe // Getty Images Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of…
Vimeo minta maaf, dan begini perubahannya Vimeo telah mengumumkan bahwa mereka membuat beberapa perubahan besar pada kebijakan bandwidth-nya, setelah beberapa pembuat konten berbicara tentang bagaimana perusahaan menarik permadani dari bawah mereka dengan menuntut sejumlah besar uang…
Bagaimana menerapkan teknologi pemasaran baru untuk… “Perusahaan-perusahaan terkemuka akan menang secara digital dengan terus berinovasi dalam pengalaman merek yang mendorong hasil transformatif,” kata Dave Mankowski, Chief Growth Officer untuk perusahaan perangkat lunak CX Bounteous, pada konferensi…
Peran India dalam sistem internasional Perang Rusia di Ukraina, tantangan terus-menerus China terhadap kebebasan navigasi, perdebatan baru tentang de-dolarisasi, dan ketidaksepakatan abadi antara negara ekonomi teratas dalam Organisasi Perdagangan Dunia semuanya menyoroti kebutuhan mendesak untuk…
Cara Mengumpulkan Wawasan dari Kumpulan Data di Seluruh Awan Mengakui Kompleksitasnya Mengadopsi arsitektur baru dapat memberikan efisiensi biaya yang kuat dan manfaat terukur lainnya dalam jangka panjang, tetapi percepatan migrasi cloud dan meningkatnya kompleksitas tata kelola data dapat memperburuk…
Pemerintah Inggris mengusulkan aturan baru untuk… Sergey Nivens - stock.adobe.com Proposal dapat melihat penyedia layanan TI yang diwajibkan secara hukum untuk mematuhi Kerangka Penilaian Cyber NCSC, antara lain Oleh Alex Scroxton, Editor Keamanan Diterbitkan: 15 Nov…
Pembicaraan nuklir Iran harus dihentikan, kata… Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Otomatisasi menyebabkan ketidaksetaraan Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Kyrie Irving beringsut menuju kembalinya ke… Guard Brooklyn Nets Kyrie Irving menjadi berita utama sebelum dimulainya musim NBA setelah mengungkapkan pendiriannya tentang mandat New York City. Sikap Irving membatasi permainannya menjadi 14 pertandingan jalan musim ini…
**Data Pegawai Negeri Sipil Indonesia: Menyelami… Tahukah Anda bahwa data pegawai negeri sipil (PNS) di Indonesia sangatlah penting? Data ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari perencanaan hingga pengambilan kebijakan. Namun, sayangnya data PNS di…
Bagaimana Organisasi Dapat Mengurangi Risiko AI Apakah AI yang Bertanggung Jawab Memuncak? Bukan rahasia lagi bahwa pandemi telah mempercepat adopsi dan, yang lebih penting, keinginan organisasi untuk mengadopsi kemampuan kecerdasan buatan (AI). Namun, sangat sulit untuk…
3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem… 2021 menandai tahun bersejarah bagi program whistleblower Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Tahun lalu SEC memberikan jumlah penghargaan tertinggi, baik dalam hal volume penghargaan dan dolar pada tahun tertentu…
Aspek dasar yang termasuk dalam penetapan harga sistem SDM Saat memilih sistem SDM, harga merupakan faktor penting. Bergantung pada persyaratan pasti perusahaan Anda dan hasil yang diinginkan, ada banyak paket harga perangkat lunak SDM yang tersedia. Mereka dipengaruhi oleh…
Membedakan kebijakan ekonomi AS dari China sangat… Ketika Amerika Serikat mengembangkan serangkaian kebijakan ekonomi internasional yang lebih kuat dan berotot vis-à-vis China, tantangan utama bagi pemerintah AS adalah keterlibatan yang lebih besar dari pemerintah AS dalam ekonomi…
Laporan: Perangkat keras masih menyumbang porsi… Apakah Anda melewatkan sesi di Data Summit? Tonton Sesuai Permintaan Di Sini. Pada tahun 2022, bisnis akan memodernisasi infrastruktur TI dan memperbarui perangkat klien untuk mendukung tenaga kerja di dunia…
Perdana Menteri Polandia menuduh UE mengajukan… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
China menegaskan kembali komitmen terhadap kebijakan… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Apa itu Manajer Manfaat Farmasi? Mengonsumsi obat resep mungkin lebih bersifat Amerika daripada pai apel. Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), hampir separuh orang di Amerika Serikat melaporkan telah mengonsumsi setidaknya satu obat dalam…
Perencanaan pemulihan bencana era cloud:… Artikel sebelumnya dalam seri ini telah menawarkan panduan tentang cara membuat rencana pemulihan bencana TI (DR) untuk lingkungan cloud dan menerapkannya. Pada bagian pertama, kami memeriksa risiko dan dampak bisnis…
Agresi Rusia Terhadap Ukraina dan Tatanan Hukum… Agresi skala penuh Rusia di tetangganya Ukraina tahun lalu—setelah aneksasi dan aneksasi Krimea tahun 2014 dan Kartel Sinaloa dan di Ukraina timur—mungkin merupakan tantangan paling signifikan bagi tatanan hukum internasional…
AWS Amazon memperluas batas transfer data… 25 November 2021 10:43 Peserta konferensi komputasi awan tahunan Amazon berjalan melewati logo AWS di Las Vegas, 30 November 2017. Kredit Gambar: Reuters, Salvador Rodriguez. Dengarkan dari CIO, CTO, dan…
Pemilik Usaha Kecil Membutuhkan Pemeriksaan Hukum… Dunia hukum ketenagakerjaan secara historis terus berkembang, dan tidak lebih dari beberapa tahun terakhir.Sebelum pandemi, 30% karyawan bekerja dari jarak jauh/hibrida. Pasca pandemi, 48% bekerja dari jarak jauh/hibrida.Pertumbuhan tenaga kerja…
Apa saja tantangan dalam mengimplementasikan Data Fabric? Data fabric adalah arsitektur dan solusi manajemen baru yang menjanjikan untuk membantu organisasi mengelola dan menggunakan data dengan lebih baik. Namun, struktur data adalah arsitektur yang kompleks dan ada beberapa…
3 Kesalahan Terbesar yang Dilakukan Perusahaan Saat… Menurut Hosting Tribunal, 94% perusahaan memiliki kehadiran cloud, tetapi hanya 20% yang telah mengalami transformasi cloud. Sebagian, itu karena transformasi cloud adalah inisiatif yang mahal bagi perusahaan, menghasilkan jutaan dolar…
**Format Data Pegawai Negeri Sipil: Akurasi dan… Di era digitalisasi, pengelolaan data pegawai negeri sipil (PNS) menjadi semakin penting. Format data PNS yang baik tidak hanya memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian data, tetapi juga membantu dalam pengambilan…
Fraugster bekerja sama dengan Elvah untuk mengatasi… Pekan lalu, penyedia intelijen pembayaran Fraugster mengumumkan bahwa mereka telah menjalin kemitraan dengan perusahaan e-mobilitas Elvah untuk menciptakan layanan perlindungan pembayaran terkelola baru. Di masa depan, Elvah akan menawarkan perlindungan…
Bagaimana vendor gudang data cloud dapat memperoleh… Mengapa menggunakan Uji Lapangan/Tolok Ukur Harga? Selama beberapa tahun terakhir, persyaratan untuk solusi cloud berbiaya rendah telah meningkat, dengan lebih banyak organisasi memilih untuk bekerja dari rumah sejak pandemi Covid.…
Apakah Kebijakan Keuangan Anda Cukup Kuat untuk… Ketika setiap sen berharga, mendapatkan kendali atas keuangan bisnis kecil Anda adalah perhatian utama. Perusahaan kecil harus menjalankan kapal yang ketat, sehingga proses keuangan harus efisien, aman, dan terkendali untuk…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
