3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem dan Protokol Pelaporan

3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem dan Protokol Pelaporan

2021 menandai tahun bersejarah bagi program whistleblower Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Tahun lalu SEC memberikan jumlah penghargaan tertinggi, baik dalam hal volume penghargaan dan dolar pada tahun tertentu hingga saat ini. Ini sebagian didorong oleh rekor jumlah tip yang diterimanya– lebih dari 52.000. Ini mengikuti penurunan signifikan dalam pelaporan ke sistem pelaporan internal organisasi pada tahun 2020 yang kemungkinan sebagian disebabkan oleh pandemi. Selanjutnya, analisis data awal data tahun 2021 menunjukkan bahwa volume pelaporan internal, meskipun lebih tinggi, belum kembali ke tingkat pelaporan sebelum pandemi.

Kemungkinan potensi pelanggaran tidak menurun , terutama seperti yang ditunjukkan oleh catatan pelaporan ke SEC. Jadi, apakah karyawan tidak melaporkan insiden? Atau apakah mereka akan langsung ke opsi pelaporan eksternal? Juga tidak baik untuk organisasi yang berusaha memastikan karyawan merasa nyaman berbicara secara internal.

Ada dua alasan umum mengapa karyawan memutuskan untuk tidak melaporkan pelanggaran. Pertama, mereka mungkin takut akan pembalasan dari tim kepemimpinan dan/atau dari orang-orang yang mereka laporkan. Kedua, mereka mungkin juga merasa tidak ada hasil dari upaya pelaporan mereka.

Meskipun ada insentif bagi karyawan untuk menyampaikan kekhawatiran dan keluhan mereka di luar, termasuk masalah keuangan seperti program Whistleblower SEC, ada langkah-langkah yang pemimpin kepatuhan dan eksekutif bisnis lainnya dapat mengambil untuk membangun kepercayaan dalam sistem pelaporan internal mereka sehingga mereka dapat secara proaktif mengatasi masalah sebelum mereka meningkat lebih lanjut.

Sementara beberapa organisasi mungkin memiliki pola pikir bahwa lebih sedikit laporan berarti lebih sedikit insiden , ini tidak bisa lebih jauh dari kebenaran. Faktanya, lebih banyak laporan menunjukkan bahwa karyawan merasa nyaman untuk angkat bicara– tanda budaya perusahaan yang hebat dan program kepatuhan yang kuat. Selanjutnya, strategi proaktif yang mendorong karyawan untuk angkat bicara dapat mencegah insiden menjadi berita utama– situasi yang tidak diinginkan organisasi.

Berdasarkan hal ini, berikut adalah tiga cara organisasi dapat mendorong karyawan untuk merasa nyaman dengan sistem dan protokol pelaporan, sekaligus mengatasi rasa takut akan pembalasan atau kurangnya tindakan.

Latih manajer tentang cara menerima dan mengelola laporan dengan benar.

Setiap organisasi harus menerima laporan dari karyawan– bahkan jika mereka tampak biasa saja di permukaan. Faktanya, para pemimpin dapat belajar paling banyak tentang budaya bisnis dan organisasi mereka dari insiden yang mungkin tampak tidak terlalu parah.

Langkah pertama untuk menormalkan budaya bicara adalah memastikan bahwa semua manajer memahami pentingnya proses pelaporan, dan yang paling penting, bagaimana menanggapi masalah yang diangkat kepada mereka. Sebagian besar karyawan diberitahu untuk “berbicara dengan manajer mereka” pada saat ada kekhawatiran, namun banyak manajer yang tidak mengetahui cara menerima laporan, mengelola langkah selanjutnya untuk memastikan tindakan, dan mencegah terjadinya pembalasan.

Untuk alasan ini, sangat penting bagi organisasi untuk memberikan pelatihan kepatuhan menyeluruh dan berulang yang menyoroti bagaimana manajer di semua tingkatan, tetapi mungkin yang paling penting adalah supervisor lini pertama, dapat menerima pelaporan internal dengan baik, bagaimana mengidentifikasi area risiko, dan mengapa pelaporan internal pertanyaan atau potensi kesalahan sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Karyawan cenderung tidak diinvestasikan dalam pertumbuhan bisnis jika mereka merasa tidak nyaman mengajukan pertanyaan atau kekhawatiran mereka.

Buat transparansi seputar proses pelaporan.

Bagi banyak karyawan, melaporkan insiden atau situasi sulit kepada manajer dan kolega tingkat senior dapat menjadi hal yang menakutkan. Transparansi organisasi tentang cara kerja proses pelaporan dan investigasi, serta jenis informasi yang akan diberikan organisasi pada penyelesaian investigasi, akan membantu karyawan membuat keputusan yang tepat tentang pelaporan.

Secara khusus, tinjau proses dalam pelatihan orientasi, dan dalam sesi pelatihan di seluruh organisasi yang berulang– dan uraikan secara menyeluruh apa yang terjadi ketika laporan dikirimkan, garis waktu yang diharapkan untuk tindakan, dan apa yang diklasifikasikan sebagai pelanggaran yang dapat ditindaklanjuti. Selain itu, pastikan informasi ini tersedia di situs pelaporan web mana pun. Tingkat transparansi ini menunjukkan kepada karyawan bahwa organisasi menganggap serius protokol pelaporan internal dan bahwa sistem yang efisien dan autentik telah diterapkan.

Tunjukkan keberhasilan program pelaporan dalam tindakan.

Memiliki program pelaporan saja tidak cukup. Organisasi terkemuka membangun budaya kepatuhan yang lebih kuat daripada pelaporan SEC. Hal ini dilakukan dengan menunjukkan keberhasilan program, apakah itu menindaklanjuti tindakan yang dijanjikan, atau di tingkat yang lebih tinggi, menunjukkan bagaimana program kepatuhan yang kuat telah menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.

Ketika karyawan merasa didengar, dipahami, dan dihargai, mereka menunjukkan lebih banyak kebanggaan dalam pekerjaan mereka dan menawarkan nilai lebih bagi organisasi. Dengan itu, memiliki bisnis yang sukses bergantung pada memiliki program kepatuhan yang sehat– dan sebaliknya. Keduanya tidak dapat berdiri sendiri satu sama lain.

Program pelaporan internal yang berhasil harus menyeluruh, autentik, dan konsisten. Hal ini dicapai melalui pelatihan kepemimpinan yang efektif, transparansi sistem, dan yang paling penting– tindakan. Dengan mengembangkan budaya angkat bicara yang mendorong pelaporan internal, karyawan akan melihat bahwa tempat kerja yang sehat adalah yang terpenting bagi perusahaan, dan itulah fondasi untuk bisnis yang kuat.

Baca selengkapnya

Rekomendasi:

Designed by SuaraSekitar Terkini
© Copyright 2024, All Rights Reserved