Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Namun, seperti halnya hampir semua proyek kerja, keberhasilan rapat bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Artikel ini membahas 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan bahwa poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin, sehingga rapat pada akhirnya mencapai misi mereka.
Banyak tips efektifitas rapat — baik rapat yang dilakukan di dalam ruangan atau di Zoom — sudah dipahami dengan baik sekarang, termasuk memulai dan mengakhiri tepat waktu, membuat agenda yang efisien, menetapkan peran yang jelas, dan mengingat saat Anda diam. Bahkan jika Anda tidak tahu dasar-dasarnya, pencarian Google cepat akan mengungkapkannya. Tetapi beberapa tip rapat yang paling berharga mungkin juga yang paling tidak dikenal karena ini bukan tentang struktur rapat, peserta, atau bahkan agenda; mereka tentang bagaimana pemimpin rapat mempersiapkan rapat dan berkomunikasi sepanjang itu. Seperti hampir semua proyek kerja, keberhasilan pertemuan bergantung pada keberhasilan komunikasi kepemimpinan. Di bawah ini adalah 10 taktik komunikasi yang dapat membantu para pemimpin rapat dan eksekutif yang menghadiri rapat memastikan rapat tersebut mencapai misi mereka.
1. Persiapkan Poin Anda — Bukan Sekedar Agenda — Terlebih Dahulu
Agenda adalah peta jalan pertemuan yang bermanfaat tetapi bukan alat yang efektif untuk menyampaikan poin-poin utama Anda. Jadi, selain membuat agenda, pikirkan dan persiapkan beberapa poin singkat namun berharga terlebih dahulu. Beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri yang dapat membantu Anda mengembangkan poin-poin ini:
“Ide apa yang ingin saya kemukakan pada pertemuan ini ?”
“Tantangan apa yang saya atau kami perlu bantuan?”
“Siapa yang pantas dipuji atau disebutkan?”
“Pertanyaan apa yang paling saya inginkan dari grup ini untuk berdiskusi dan mempertimbangkan?”
Bawa jawaban ini ke rapat dan bagikan di awal atau saat topik agenda terkait muncul. Ingat: topik adalah selembar kertas. Titik adalah pesawat kertas. Anda dapat memiliki keduanya di atas meja, tetapi hanya satu yang memberikan ide Anda.
2. Berikan Tujuan
Di awal rapat, bagikan tujuan rapat — apa yang perlu diputuskan, ditinjau, atau dicapai sebagai hasil rapat. Hindari tujuan yang tidak jelas seperti “menjelajahi” atau “mengatasi” suatu masalah. Itu hanya menjanjikan pembicaraan, bukan tindakan atau kemajuan. (Bahkan di Zoom, bicara masih bisa murah.) Menyatakan tujuan yang jelas di awal rapat akan membantu memastikan rapat terpenuhi — atau setidaknya diperiksa — di akhir.
3. Panduan Pendengar Anda
Para pemimpin sering — dan harus — memulai rapat dengan salam, sentimen, dan pembaruan penting. Jika komentar pembuka Anda mencakup beberapa topik, berikan pratinjau: “Sebelum kita mulai, saya ingin segera membahas pengumuman perkiraan minggu lalu, hasil survei internal DEI kami, dan beberapa anggota tim baru yang akan segera bergabung dengan kami.” Juga, gunakan transisi internal (“Hal kedua yang ingin saya sarankan adalah Y”) dan pernyataan kesimpulan (“Seperti yang Anda lihat, X, Y, dan Z sangat penting untuk kesuksesan kami”). Perancah pratinjau/transisi/ulasan ini membantu tim Anda 1) mengetahui apa yang diharapkan, 2) mengikuti Anda, dan 3) memahami hal-hal penting yang mereka ambil.
4. Jadilah Siap Mendengarkan
Bagi seorang pemimpin rapat, mendengarkan dan tampak mendengarkan adalah nilai penting karena meskipun dialog sangat penting, Anda juga ingin terlihat peduli dan menghargai kontribusi rekan kerja Anda. Berikut adalah beberapa tip cepat untuk mendengarkan secara aktif dan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan secara aktif:
Selalu hadapi audiens Anda dan cobalah untuk mempertahankan kontak mata langsung saat mendengarkan. Dalam rapat virtual, itu berarti melihat ke kamera, bukan ke jaringan orang.
Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan mengangguk. Mengangguk adalah cara paling efektif untuk menunjukkan dukungan karena itu menunjukkan, “Saya mendengar maksud Anda dan saya membeli apa yang Anda jual.”
Jangan gunakan waktu mendengarkan sebagai kesempatan untuk merencanakan apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Kesalahpahaman pertanyaan karena Anda tidak cukup mendengarnya dapat merusak kredibilitas dan kepercayaan Anda.
Hindari menyela pembicara atau menyelesaikan kalimat mereka. Kadang-kadang kita berpikir bahwa kita menegaskan pendapat orang lain dengan menyelesaikan kalimat mereka untuk mereka, tetapi bahkan jika itu benar secara teknis, kita masih mencuri waktu mereka dan mengambil poin mereka, yang tidak sopan.
Pertimbangkan untuk merefleksikan pertanyaan kembali kepada pembicara sebelum segera menawarkan perspektif Anda atau memberikan solusi. Misalnya: “Saya ingin memastikan bahwa saya mendengar Anda dengan benar. Anda mengatakan kami memiliki terlalu banyak pertemuan, terutama pada hari Jumat. Apakah itu benar?” Penyampaian pengakuan yang kuat ini membangun kepercayaan dan menunjukkan empati.
Terakhir, tetap berpikiran terbuka dan tahan keinginan untuk membela. Rapat adalah tentang dialog, bukan debat, jadi fokuslah dulu untuk memahami perspektif tim Anda, bukan membuat argumen balasan.
5. Siapkan Pertanyaan
Dalam dialog antara eksekutif dan tim mereka, para pemimpin dapat meningkatkan pembelajaran dengan mengajukan pertanyaan yang menyelidik. Dalam artikel Harvard Business Review “Menjadi Pemimpin Strategis Adalah Tentang Mengajukan Pertanyaan yang Tepat , ” Lisa Lai berpendapat bahwa mengajukan pertanyaan strategis seperti “Mengapa Anda melakukan pekerjaan yang Anda lakukan?” dan “Seperti apa kesuksesan bagi tim kita?” dapat membantu para pemimpin mendorong tim mereka untuk berpikir lebih strategis. Memiliki pertanyaan di saku Anda juga dapat mengisi kekosongan rapat ketika peserta lambat mengajukan pertanyaan atau membutuhkan orang lain untuk mencairkan suasana. Pertanyaan kepemimpinan dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
Pertanyaan strategis
- “Apa yang ingin Anda capai?”
“Bagaimana kita bisa menerapkan pendekatan itu di seluruh perusahaan?” Pertanyaan pengenalan
“Siapa yang membantu Anda dengan proyek ini?”
“Bagaimana Anda mendapatkan ide ini?”
Pertanyaan bermanfaat
- “Apa yang saya bisa bantu?”
- “Sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk membawa proyek Anda ke tingkat berikutnya?”
6. Jauhkan Detours Singkat
Kadang-kadang, Anda mungkin tergoda untuk meninggalkan alur pemikiran Anda untuk membahas sesuatu yang tidak terkait, apakah ide itu tiba-tiba muncul di kepala Anda atau diajukan oleh orang lain di ruangan itu. Satu detik Anda berbicara tentang memanfaatkan media sosial, dan detik berikutnya Anda berbicara tentang selebriti Instagram favorit Anda. Off-ramp ini berbahaya karena, ketika berlarut-larut, membuang waktu kritis dan pikiran lain mulai mengembara. Jika Anda memperkenalkan atau menghibur ide yang hanya terkait secara tangensial atau tidak terkait, “masuk dan keluar” dengan cepat sehingga Anda dapat kembali ke poin yang Anda buat.
7. Tahu Kapan Anda Telah Menyelesaikan Poin Anda
Beberapa pembicara memiliki suara sial di kepala mereka yang mengatakan, “Mereka belum memahaminya — teruslah berbicara!” Suara hati ini — yang muncul dari rasa tidak aman Anda — sering kali salah, jadi jangan percaya. Setelah Anda menyampaikan maksud Anda, berhentilah dan lanjutkan rapat. Jika orang memiliki pertanyaan, mereka akan bertanya. Pendekatan ini juga memastikan orang lain dalam rapat memiliki waktu untuk berbicara.
8. Berikan Ringkas Kredit
Itu selalu ide yang baik bagi para pemimpin untuk berbagi poin pujian, dukungan, dan dorongan dengan tim mereka, tetapi dampak dari sentimen tersebut berkurang semakin lama Anda melanjutkan. Dan terus. Dan terus. Kemudian menjadi canggung. Tidak ada yang membunuh poin bagus selain bertele-tele, jadi buat ucapan terima kasih Anda terstruktur dan dibatasi hingga 15 detik atau kurang. Pada saat yang sama, sadarilah bahwa dua kata “terima kasih” tidak pernah berdampak banyak. Selalu berikan “mengapa”. Contoh yang baik untuk memberikan penghargaan atau penghargaan adalah: siapa yang melakukannya, apa yang mereka lakukan, dan apa dampaknya terhadap tujuan organisasi atau tim.
9. Bantuan Lainnya Tetap di Poin
Jika, selama rapat Anda, seorang anggota staf menyampaikan presentasi formal tanpa poin atau proposal yang jelas, tanyakan dengan sopan, “Apa yang Anda rekomendasikan?” atau “Apa yang Anda usulkan agar kami lakukan?” Semakin banyak Anda mengajukan pertanyaan panduan tersebut, semakin besar kemungkinan orang tersebut pada akhirnya akan menyadari keterampilan komunikasi kepemimpinan yang penting dalam menyampaikan poin — bukan hanya berbagi pemikiran.
10. Akhiri Dengan Langkah Tindakan yang Berarti
Anda mempertahankan momentum pasca-rapat saat Anda mengakhiri rapat dengan langkah-langkah berikutnya yang jelas, termasuk siapa yang mengambil tindakan dan kapan. Aktor itu bisa menjadi manajer, asisten administrasi, komite, atau bahkan diri Anda sendiri, tetapi pastikan seseorang yang tidak hanya mencatat dan mengarsipkan ide tetapi juga memajukannya. Terlalu banyak pemimpin rapat berpikir bahwa pekerjaan mereka berakhir ketika rapat dimulai atau bahwa mereka hanya berfungsi sebagai pencatat dan “polisi agenda”. Tetapi seorang pemimpin adalah seorang pemimpin, baik Anda menjalankan rapat atau tim, jadi gunakan semua alat komunikasi yang Anda miliki untuk memastikan poin-poin kritis diangkat dan didiskusikan seefektif dan seefisien mungkin.
Baca selengkapnya
Rekomendasi:
- Perlu Penyetelan Ulang? Coba Sesi Meditasi Cepat… 03 Februari 2022 Anda mungkin pernah mendengar tentang manfaat perhatian dan bagaimana meditasi dapat membantu Anda mencapainya. Tetapi Anda masih tidak dapat menemukan kecenderungan untuk memulai atau waktu untuk berlatih…
- Penjelasan-Mengapa Invesco terjerat dalam sengketa… © Reuters. FOTO FILE: Seorang penjaga berdiri di samping spanduk televisi Zee di luar sebuah studio film di Mumbai, India, 24 September 2021. REUTERS/Francis Mascarenhas (Menghilangkan huruf asing di paragraf…
- Muratore karya Tory Burch tentang teknologi dan… Silakan coba pencarian lain Ekonomi3 jam yang lalu (29 Des 2021 02 :25PM ET) 2/2 © Reuters. FOTO FILE: Para pekerja mendekorasi jendela toko di toko pakaian Tory Burch di…
- Cara Mempromosikan Keterlibatan dan Produktivitas… Lou Elliott-Cysewski, anggota Organisasi Pengusaha (EO) di Seattle, adalah salah satu pendiri dan CEO Coolperx, sebuah perusahaan merchandising netral iklim. Dia memiliki misi untuk mengubah industri merchandising dari pencemar lingkungan…
- Jangan Biarkan Pulang Kantor Membakar Tim Anda Kelelahan dan kecemasan semakin tinggi saat karyawan kembali ke kantor setelah pandemi Covid. Setelah satu setengah tahun kejutan, perubahan, dan isolasi, kehidupan biasa di tempat kerja fisik itu sendiri bisa…
- Mengapa bermalas-malasan bisa berhasil? TDIA FAMILIAR memberikan daya tarik bawah sadar yang kuat. "Efek nama-huruf" mengacu pada bias bawah sadar yang dimiliki orang untuk huruf-Bagaimana Perusahaan PE, dan untuk inisial mereka sendiri pada khususnya.…
- Membuat Kasus Bisnis untuk Anggaran Pemasaran Anda Chief marketing officer melaporkan peningkatan tekanan untuk membuktikan dampak pengeluaran pemasaran. Tetapi terlalu sering ini berarti fokus pada metrik jangka pendek, seperti pendapatan penjualan, alih-alih upaya jangka panjang seperti membangun…
- Staf Trump Top Mengetahui Ancaman Kekerasan 6… Topline Pawai 6 Januari yang berubah menjadi penyerbuan brutal di Capitol AS direncanakan dengan bantuan lebih dari "selusin" anggota parlemen Republik dan anggota Trump administrasi, dua penyelenggara acara mengatakan Rolling…
- Apa Yang Harus Dikatakan Kepada Seorang Karyawan… Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Berikut adalah…
- Saya Adalah Penunda 'Tuan'. Inilah Metode 5… Dulu saya adalah seorang penunda ulung.Saya mengatakan "tuan" karena saya merasa penundaan saya memiliki "tujuan". Itu dibenarkan. Saya sangat sibuk, Saya akan berkata pada diri sendiri. Dan karena saya memiliki begitu banyak hal…
- Laporan Baru: Rapat 1 lawan 1 Naik 500 Persen Sejak… Pikirkan kembali kabut asap beberapa tahun terakhir dan cobalah untuk mengingat seperti apa kehidupan kerja di Februari 2020. Ingatlah untuk bertemu dengan rekan kerja dalam perjalanan Anda untuk minum kopi…
- 'Bekerja dari jelajah': Orang Inggris… Editor video, Rob David, yang berbasis di Bristol, di Barat Daya Inggris, sering kali terlihat bergabung dengan rapat secara virtual dari alokasinya, menggunakan hotspot di ponselnya untuk bekerja dari jarak…
- 5 Rahasia Penting untuk Peningkatan Zoom Menjadi Sukses Tahukah Anda bahwa dengan menyempurnakan etika meeting online, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membuat kolaborasi tim menjadi lebih efektif? Saat melakukan rapat daring, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan.…
- Jadikan Belajar Bagian dari Rutinitas Harian Anda Dalam karir kita yang semakin "berlekuk-lekuk", di mana orang-orang berganti peran lebih sering dan lancar dan berkembang ke arah yang berbeda, kemampuan untuk melupakan, belajar, dan belajar kembali sangat penting…
- 4 Hal Paling Penting yang Dapat Anda Kerjakan Tahun Ini Saya baru-baru ini berbicara dengan seorang pemilik bisnis, yang tampaknya bangga dengan daftar tugas yang panjang. Setelah sedikit dorongan, saya mengetahui bahwa mereka mengira daftar tugas yang lengkap adalah tanda…
- Berhenti Membuang Waktu Orang dengan Rapat Beberapa organisasi mencoba mengatasi rapat yang sia-sia, memperkenalkan hari tanpa rapat, memberdayakan orang untuk membuat keputusan sendiri, dan meningkatkan cara rapat direncanakan dan difasilitasi. Yang terbaik, pertemuan memiliki tujuan, inklusif…
- 4 Sifat Utama yang Harus Diperhatikan Saat… Semakin berbakat setiap eksekutif individu, semakin efektif tim kepemimpinan Anda secara keseluruhan, bukan? Belum tentu. Bakat dan efektivitas tidak selalu berkorelasi, terutama di ruang rapat. Sebelum merekrut bakat secara eksklusif,…
- Studi: Apa yang Dilakukan Perusahaan (dan Tidak… Pada tahun lalu, perusahaan telah dipaksa untuk memikirkan kembali pendekatan mereka terhadap keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI), menciptakan lingkungan yang lebih inklusif untuk memenuhi kebutuhan karyawan, pelanggan, dan investor mereka.…
- 3 Cara Membangun Kepercayaan dan Tim Jarak Jauh Bintang Penyebaran varian Delta Covid-19 membuat rencana kembali ke kantor menjadi kacau-- lagi. Kantor membatalkan rencana masuk kembali mereka, dan beberapa memutuskan untuk membuat pengaturan kerja jarak jauh permanen.Pada tahun 2025,…
- Anggota Fed Kembali Kenaikan Suku Bunga Lebih Cepat,… Silakan coba pencarian lain Ekonomi2 jam yang lalu (16 Februari 2022 02 :33PM ET) © Reuters. Oleh Yasin Ebrahim Investing.com -- Pejabat Federal Reserve mendukung pengekangan langkah-langkah kebijakan moneter yang…
- Di Dunia Hybrid, Teknologi Anda Menentukan… Salah satu pertanyaan besar yang dihadapi banyak pemimpin sekarang adalah: bagaimana kita dapat berkomunikasi, berkolaborasi, dan terhubung secara bermakna dalam lingkungan hibrid (atau jarak jauh)? Ketika perusahaan bersaing untuk mendapatkan…
- Ikuti 15 Strategi Ini untuk Komunikasi yang Lebih… Rahasia budaya perusahaan yang sukses dan efisien adalah komunikasi yang transparan. Ini terutama benar ketika Anda perlu mengumumkan berita besar kepada tim Anda dengan cara yang akan membuat mereka merasa…
- Cara Membuat Orang Berbicara di Rapat Virtual Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Untungnya, rapat virtual memberi Anda lebih banyak…
- 13 Cara Tetap Produktif Saat Bisnis Anda Kekurangan Tenaga “Pengunduran Diri Hebat” telah memaksa banyak bisnis untuk bersaing dengan tim yang kekurangan staf, menuntut pelanggan, dan membuat karyawan putus asa. Lingkungan kerja yang berlebihan dan semangat yang berkurang ini…
- 'Ada tujuh kasus di berbagai lantai minggu… Hearst adalah salah satu dari sedikit perusahaan media besar yang mulai mewajibkan karyawannya untuk datang ke kantor pada akhir tahun lalu, sebelum memberlakukan kembali kebijakan kerja yang fleksibel bulan ini.…
- 5 Rahasia Penting untuk Peningkatan Zoom Menjadi Sukses Tahukah Anda bahwa dengan menyempurnakan etika meeting online, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan membuat kolaborasi tim Gunung Prau: Keagungan? Saat melakukan rapat daring, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan.…
- Pendakian Berkesan ke Puncak Prau: Rasakan Keagungan… Pendakian Gunung Prau: Ulasan Basecamp Gunung Prau merupakan salah satu gunung favorit para pendaki, baik pemula maupun berpengalaman. Gunung yang terletak di Dataran Tinggi Dieng ini menawarkan pemandangan yang indah,…
- [Seberapa Pentingkah Pegawai Negeri Sipil Daerah] Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD): Antara Pejabat Lain pada Instansi Sebagai seorang PNSD, Anda mungkin pernah mengalami situasi di mana Anda merasa tidak dihargai atau dihormati oleh pejabat lain pada…
- CEO Sanofi Paul Hudson tentang Budaya Perusahaan di… Untuk episode 3 serial video HBR “The New World of Work”, pemimpin redaksi Adi Ignatius duduk bersama CEO Sanofi, Paul Hudson, untuk membahas kesejahteraan di lingkungan kerja. tempat kerja masa…
- Bagaimana Teknologi Cerdas Mengubah Organisasi Nirlaba Penggunaan teknologi pintar oleh lembaga layanan sosial dan organisasi nirlaba lainnya meledak selama pandemi. Misalnya, bank makanan mengerahkan robot untuk mengemas makanan; agen layanan tunawisma menggunakan chatbots untuk memberikan nasihat…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
