Bagaimana Pandemi Mengubah Cara Kita Harus Mengatur Pertemuan

Izinkan saya untuk memulai dengan sebuah cerita yang terjadi pada saya satu jam yang lalu. Seorang teman lama mengirimi saya WhatsApp beberapa minggu yang lalu, meminta saya untuk bertemu dengannya dan CEO perusahaannya. Saya tentu saja dengan senang hati menurutinya. Dalam percakapan WhatsApp kami, dia menjelaskan dengan sangat jelas bahwa yang dia maksud adalah pertemuan langsung. Datang bersamaan dengan waktu rapat dan kalender saya mengingatkan saya bahwa saya akan bertemu dengannya dan CEO-nya, dan itu menyertakan tautan Google Meet. Saya secara alami berasumsi bahwa pertemuan itu adalah pertemuan virtual.

Saya membuka tautan Google Meet dan menunggu. Mereka tidak muncul. Dia kemudian mengirimi saya pesan dan bertanya, “Apakah kamu masuk?” Yang saya jawab “Saya sudah masuk.”

Kami membutuhkan beberapa menit untuk mengetahui bahwa dia bermaksud menanyakan apakah saya akan datang ke kantor dan saya bermaksud menanyakan apakah mereka akan datang ke rapat virtual.

Saya, tentu saja meminta maaf dan kami mengadakan pertemuan virtual sambil setuju bahwa kami akan menindaklanjuti di hari lain dengan pertemuan tatap muka.

Situasi yang berpotensi canggung ini mengajari saya empat hal yang harus kita semua lakukan saat mengatur pertemuan selama pandemi.

Daftar Isi

Pastikan undangan kalender menentukan apakah rapat online atau offline.

Seiring dunia kita semakin bergerak ke arah kerja jarak jauh, sudah menjadi asumsi default bahwa rapat itu virtual dan bukan offline. Tentu saja ada pengecualian untuk setiap aturan dan terkadang, rapat memang offline.

Jika demikian, sertakan informasi tersebut dalam undangan kalender. Faktanya, informasi itu sangat penting, saya bahkan menambahkannya ke judul sebenarnya dari acara tersebut.

Acara di kalender harus terbaca “Hillel Meets David Offline”.

Tentu saja, jika rapat memang offline, sertakan alamat tempat rapat akan diadakan.

Sertakan konteks pertemuan dalam undangan.

Poin ini tidak khusus untuk pandemi, tetapi pentingnya diperbesar selama pandemi.

Sebagian besar profesional tidak mengingat detail setiap pertemuan di kalender mereka. Itulah mengapa sangat penting untuk memasukkan konteks dalam undangan kalender.

Saya tahu bahwa setiap pagi saya melihat kalender saya untuk melihat rapat apa yang saya adakan hari itu. Jarang sekali saya mengingat konteks pertemuan tanpa melihat melalui kotak masuk saya untuk mencari cerita belakang yang mengarah ke pertemuan ini.

Ini menjadi sangat bermasalah ketika korespondensi yang mengarah ke pertemuan itu di LinkedIn atau WhatsApp. Lalu aku harus pergi berburu angsa liar untuk mencari tahu tentang apa pertemuan itu.

Untuk menghindari gangguan yang tidak perlu ini, cukup tambahkan konteks rapat ke undangan.

“Rapat adalah tentang strategi paling efektif untuk memasarkan perusahaan saya.”

Tambahkan informasi dalam undangan tentang orang yang menghubungkan Anda .

Ini mungkin terdengar sepele, tapi saya jamin, tidak. Jika seseorang memperkenalkan Anda kepada orang lain, itu adalah informasi penting yang harus Anda miliki, ketika pergi ke rapat.

Dengan risiko terdengar kasar, jika seorang teman atau rekan bisnis yang saya miliki luar biasa hormat adalah orang yang memperkenalkan kami, pertemuan otomatis dimulai dari sudut tertentu. Jika sebaliknya, yang memperkenalkan kami adalah ayah dari teman sekelas anak saya, ya, itu informasi yang ingin saya ketahui juga sebelum pertemuan.

Saya tidak menyiratkan bahwa saya tidak akan menganggap yang terakhir ini serius, tetapi pertemuan itu pasti dimulai dengan dinamika yang berbeda berdasarkan siapa yang menghubungkan kami sejak awal.

Buat catatan dan tindak lanjuti setelah rapat.

Ini juga tidak spesifik untuk pandemi tetapi jauh lebih penting ketika Anda berada dalam pandemi.

Selama rapat, catat hal-hal tertentu yang seharusnya terjadi sebagai hasil rapat, seperti perkenalan khusus misalnya. Setelah rapat Anda selesai, pastikan untuk mengirim ringkasan semua item tindakan yang diangkat dalam rapat.

Ini membantu Anda memastikan bahwa apa yang dikatakan dalam rapat tidak hanya sekedar kata-kata, melainkan menjadi tugas yang sebenarnya.

Ringkasnya, kita semua memiliki puluhan pertemuan setiap bulan dan Anda tidak dapat mengharapkan orang untuk mengingat bagaimana Anda diperkenalkan, apa konteksnya, di mana pertemuan itu berlangsung, atau apa seharusnya terjadi setelah pertemuan. Buat hidup orang tersebut mudah dan sertakan informasi itu dalam undangan kalender.

Baca selengkapnya

Rekomendasi:

Mengapa Setiap Pemimpin Harus Membantu Karyawannya… "Ayah, aku berhenti. Aku tidak bisa lagi menjalankan PR untukmu. Aku memulai perusahaanku sendiri."Aku ingat itu seperti kemarin. Saat itu Senin pagi, dan saat putri saya masuk ke kantor saya…
Apa Yang Harus Dikatakan Kepada Seorang Karyawan… Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Berikut adalah…
Bob Murray Mengundurkan Diri Dari Jabatan sebagai… Anaheim Ducks hari ini mengumumkan bahwa Wakil Presiden Eksekutif dan Manajer Umum Bob Murray telah mengundurkan diri dari posisinya, efektif segera. Murray akan mendaftar dalam program penyalahgunaan alkohol. Seperti yang…
Williams dari Suns: Akan menunggu investigasi NBA 10:07 PM ETBrian WindhorstPenulis Senior ESPN Menutup Penulis NBA ESPN.com sejak 2010 Meliputi Cleveland Cavs selama tujuh tahun Penulis dua buku PHOENIX -- Mengatakan ada dua sisi cerita, pelatih Phoenix…
Paul Craig mengungkapkan dia akan pensiun ketika dia… Paul Craig telah mengungkapkan rencana pensiunnya dan mereka mendekati jauh lebih cepat daripada yang mungkin disadari beberapa penggemar. Pelatih kelas berat ringan Skotlandia mengungkapkan kepada Sky Sports bahwa ia berencana…
Bagaimana saya tahu saya menderita kanker kandung kemih? Seperti yang diceritakan kepada Jacqueline FroeberSekitar tiga tahun lalu, saya memulai pekerjaan baru sebagai Wakil Presiden Perekrutan di sebuah firma jasa hukum. Saya sangat senang bisa melakukan sesuatu yang saya…
Max Scherzer menjelaskan mengapa dia memutuskan… Max Scherzer jersey swap 2021 - latar belakang oranyeSatu-satunya Max Scherzer khawatir tentang hari ini adalah nomor jersey apa yang akan dia kenakan musim depan di Flushing.Keputusan sulit – memilih…
Charles Oliveira mengatakan kunci rendah hati untuk… LAS VEGAS – Selama 11 tahun terakhir, Charles Oliveira adalah orang yang mengejar emas. Sekarang dia memasuki minggu pertarungan sebagai orang yang memegang sabuk, veteran Brasil mengatakan sedikit yang berubah…
Castroneves: Ketika Anda mencintai apa yang Anda… Castroneves mencetak Rolex 24 Hours keduanya berturut-turut di kemenangan Daytona, mengalahkan Acura ARX-05 yang sama dari Wayne Taylor Racing, yang dengannya dia mencetak kemenangan kali ini tahun lalu. Keempat -pemenang…
Memperkenalkan Musim 7 04 Oktober 2021 Begitu banyak dari kita berada pada titik balik secara profesional atau mengelola kehidupan di ambang pintu. Kami sedang mempertimbangkan apakah sudah waktunya untuk berganti pekerjaan atau tidak.…
Aturan "Tanpa Telepon" Radikal Ini Dapat… Beberapa waktu yang lalu, saya menulis tentang larangan terlalu banyak rapat -- dan bagaimana dengan sopan, namun efektif, memotong bagian yang tidak perlu dari jadwal Anda sehari-hari.Tetap saja, rapat tetap…
Antonio Brown: Bruce Arians Tidak Mengira Saya Cukup… Tandai Brown/Getty ImagesUntuk mendengar Antonio Brown menceritakannya, masalah antara dia dan Bruce Arian berawal ketika mereka keduanya dengan Pittsburgh Steelers.Brown membahas waktunya di Pittsburgh selama penampilan di Podcast Pivot dengan…
Saya pikir pembengkakan kelenjar getah bening adalah… Seperti yang diceritakan oleh Erica RellingerKetika saya mendapat vaksin Covid-19, saya diberi tahu bahwa saya dapat mengalami efek samping setelah suntikan. Sistem kekebalan setiap orang berbeda, jadi daftar efek sampingnya…
Antonio Brown: Bruce Arians Tidak Mengira Saya Cukup… Tandai Brown/Getty ImagesUntuk mendengar Antonio Brown menceritakannya, masalah antara dia dan Bruce Arian berawal ketika mereka keduanya dengan Pittsburgh Steelers.Brown membahas waktunya di Pittsburgh selama penampilan di Podcast Pivot dengan…
Glover Teixeira merefleksikan kemenangan gelar,… PhotoCred: MMA JunkiePada akhirnya, Glover Teixeira adalah juara kelas berat ringan UFC. UFC 267 dipimpin oleh Jan Blachowicz dari Polandia yang berharap untuk mempertahankan gelar kedua melawan pemain Brasil berusia…
Setelah 3 Bulan, Saya Menyadari Pelacakan Waktu… Saya mendengarkan banyak podcast produktivitas, dan salah satu hal yang sering muncul adalah pelacakan waktu. Idenya adalah bahwa orang menggunakan aplikasi dan layanan yang memungkinkan mereka melacak berapa banyak waktu…
Di Nigeria, Pemadaman Facebook Mengungkapkan… Tomiwa Ibukunle, seorang pengusaha berusia 21 tahun di Lagos, Nigeria, memulai bisnis pakaian dan aksesorisnya dua bulan lalu. Dia menggunakan WhatsApp untuk mengiklankan produknya dan memproses pesanan dari pelanggan, biasanya…
David Onama bangga menjadi petarung Uganda pertama… Kredit Gambar: UFCDavid Onama membuat sejarah pada Sabtu malam saat ia menjadi petarung pertama dari Uganda yang menang di UFC. Onama menjadi petarung pertama dari Uganda yang mencapai UFC Oktober…
Cara Membuat Orang Berbicara di Rapat Virtual Bagaimana Anda meminta ide atau umpan balik selama pertemuan virtual dengan cara yang mengembalikan jawaban yang berharga (dan bukan hanya dari ekstrovert biasa)? Untungnya, rapat virtual memberi Anda lebih banyak…
Islam Makhachev mengharapkan gelar juara setelah UFC… Islam Makhachev tidak melihat pilihan apa pun selain pertarungan gelar ringan setelah kemenangan dominan lainnya di UFC 267. Makhachev (21-1 MMA, 10-1 UFC) memperpanjang rekor kemenangannya ke sembilan pertarungan pada…
Paige VanZant membakar internet dengan Video Peek-a-boo Gambar: @paigevanzant di InstagramMantan UFC yang menonjol, Paige VanZant (8-5 MMA, 0-2 BKFC) membuat internet berkobar malam ini dengan Video Peek-a-boo-nya. VanZant, yang membawa bakatnya ke Bare Knuckle Fighting Championship…
Tanya HN: Aku Sangat Kesepian Tanya HN: Aku Sangat Kesepian 23 poin oleh DevToRecruiter 23 menit yang lalu | sembunyikan | masa lalu | favorit | 21 komentar Saya tidak tahu apakah ini tempat yang…
'Ini mengubah proposisi nilai game': T&J CES… Pada tahun 2021, industri video game mengalami kebangkitan model bisnis alternatif, termasuk judul game gratis dengan pembelian dalam aplikasi, game play-to-earn, dan game sebagai layanan. Modalitas baru ini menantang model…
Karyawan Saya Terus Berpura-pura Berhenti Kolumnis Inc.com, Alison Green, menjawab pertanyaan tentang masalah tempat kerja dan manajemen--mulai dari cara menghadapi bos yang mengelola mikro cara berbicara dengan seseorang di tim Anda tentang bau badan.Berikut adalah…
Surat kepada Microsoft karena tidak menghubungkan… Microsoft baru-baru ini memposting sebuah artikel dan pengumuman tentang cloud gaming di Steam Deck. Penulis mempromosikan aplikasi Edge Flatpak dengan cara yang akan membuat orang percaya bahwa Microsoft sendiri adalah…
Tommy Fury mengatakan menonton pertarungan Jake Paul… Kami hampir memiliki Jake Paul vs. Tommy Fury tetapi setelah Fury ditarik keluar karena cedera tulang rusuk dan infeksi dada, kami mendapatkan pertandingan ulang Paul vs. Tyron Woodley yang tidak…
Sean O'Malley percaya dia adalah satu-satunya… Sean O'Malley menjebak juara kelas bantam UFC Aljamain SterlingSean O'Malley telah menjelaskan bahwa dia ingin melawan Petr Yan bahkan jika tidak ada sabuk yang dipertaruhkan. Setelah Aljamain Sterling tidak dinyatakan…
Bagaimana Orang dengan Kecerdasan Emosional… Alkitab muncul di dalamnya, tapi itu bukan cerita religius. Kita akan membahasnya sebentar lagi.Sebaliknya, mari kita mulai dengan fakta bahwa akuntan saya adalah salah satu teman terbaik saya. Namanya Griff,…
Saya berpartisipasi dalam Dry January untuk… Enam tahun lalu saya terbangun dengan sakit kepala yang parah. Mulutku terasa seperti amplas. Begitu pula dengan bola mataku. Aku lapar.Saya dan keluarga saya pergi ke banyak pesta pada musim…
Laporan Baru: Rapat 1 lawan 1 Naik 500 Persen Sejak… Pikirkan kembali kabut asap beberapa tahun terakhir dan cobalah untuk mengingat seperti apa kehidupan kerja di Februari 2020. Ingatlah untuk bertemu dengan rekan kerja dalam perjalanan Anda untuk minum kopi…