Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif

Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.

Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.

Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.

DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.

Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”

Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.

Perencanaan kebijakan

Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.

Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”

Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”

Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.

Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”

Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”

Takeaways

Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.

Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”

Konten Terkait:

Cara Menyingkirkan Data Sampah dari Akarnya

Tata Kelola Data Meningkat, Tapi…

Mendapatkan Kontrol Atas Peluruhan Data

Baca selengkapnya

Rekomendasi:

Teradata dan Dataiku bergabung untuk meningkatkan… 18 Desember 2021 14:20 Kredit Gambar: Hiroshi Watanabe // Getty Images Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of…
Cara Mengumpulkan Wawasan dari Kumpulan Data di Seluruh Awan Mengakui Kompleksitasnya Mengadopsi arsitektur baru dapat memberikan efisiensi biaya yang kuat dan manfaat terukur lainnya dalam jangka panjang, tetapi percepatan migrasi cloud dan meningkatnya kompleksitas tata kelola data dapat memperburuk…
Kertas mani Michael Faraday disimpan secara digital… Peneliti Harvard telah mengembangkan pendekatan penyimpanan data berdasarkan campuran pewarna fluoresen yang dicetak ke permukaan epoksi di titik-titik kecil. Campuran pewarna di setiap titik mengkodekan informasi yang kemudian dibaca dengan…
Membangun rantai pasokan Amerika Utara yang lebih… Membangun rantai pasokan yang lebih terintegrasi, tangguh, dan aman adalah fokus bagi ketiga pemerintah, industri, dan masyarakat sipil Amerika Utara. RUU infrastruktur bipartisan AS, CHIPS and Science Act, dan pengesahan…
Sony menerbitkan persyaratan sistem PC God of War,… Sesuatu untuk dinantikan: Sony memposting persyaratan sistem untuk versi PC yang akan datang dari God of War 2018 hit minggu ini, bersama dengan trailer baru yang mengulangi port PC perangkat…
Pemilu di Turki: Masa depan pasca-Erdogan? Pada 14 Mei, Türkiye akan mempertahankan sebagian besar dari apa yang dapat diselesaikannya Konsekuensinya, pemilu Selama dekade terakhir, lintasan domestik negara itu, tetangganya, dan keseimbangan kekuatan global memiliki implikasi yang…
Pra-Black Friday Doorbuster: Dapatkan 6 bulan… StackCommerce Kontrak seluler bisa mahal. Namun, ada cara untuk mengendalikan tagihan Anda, membebaskan diri Anda dari pembatasan kontrak, dan tetap menikmati tingkat layanan yang sama. Yang perlu Anda lakukan hanyalah…
Covid menyoroti kebijakan cuti sakit dari pengecer AS Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Mengapa bisnis mempekerjakan ahli taksonomi Saat organisasi memperbarui strategi data mereka, peran baru sering dibuat sehingga ada lebih banyak kepemilikan data dan aset digital lainnya. Peran ini berjalan seiring dengan penerapan taksonomi pemasaran, seperti yang…
SSD 'Beskar Steel' Star Wars Seagate adalah… Seagate Perangkat keras PC berlisensi cenderung datang dalam bentuk hal-hal yang sering terlihat: mouse, keyboard, mungkin sesekali laptop atau penutup desktop. Tetapi jika cinta Anda pada Star Wars berjalan begitu…
My SAPK BKN: Pengenalan dan Panduan Penggunaan dalam… Selamat datang di blog kami yang membahas My SAPK BKN (Chuwi menggandakan jumlah) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan pengenalan lengkap dan panduan penggunaan My SAPK BKN,…
Microsoft akan mendorong aplikasi Pemeriksaan… Dunia PC Microsoft mengatakan minggu lalu bahwa mereka akan segera mulai mendorong aplikasi Pemeriksaan Kesehatan PC yang kontroversial ke semua PC, sebagian untuk mempersiapkan mereka untuk transisi Windows 11, tetapi…
Kesepakatan PS5 SSD ini bukan harga terendah yang… Beranda BeritaGame ) (Kredit gambar: Masa Depan) Black Friday dan Cyber Monday mungkin akan berakhir untuk satu tahun lagi, tetapi masih ada beberapa penawaran SSD PS5 hebat yang bisa didapat…
Pengusaha perangkat lunak manajemen bisnis harus… Akan selalu ada beberapa hal yang terjadi, terlepas dari ukuran organisasi Anda. Mengelola terlalu banyak hal secara bersamaan tanpa membuat kesalahan tidak mungkin dilakukan. Jika Anda ingin memperbaiki semuanya, masuk…
Perencanaan pemulihan bencana era cloud:… Artikel sebelumnya dalam seri ini telah menawarkan panduan tentang cara membuat rencana pemulihan bencana TI (DR) untuk lingkungan cloud dan menerapkannya. Pada bagian pertama, kami memeriksa risiko dan dampak bisnis…
Penambang Bitcoin akan go public di Nasdaq setelah… Perusahaan yang baru bergabung akan mempertahankan simbol ticker BSGA di bursa saham Nasdaq. Jihan Wu akan terus memimpin organisasi gabungan. 1862 Total penayangan 5 Jumlah saham Bitdeer Technologies Holding Company,…
Bagaimana menerapkan teknologi pemasaran baru untuk… “Perusahaan-perusahaan terkemuka akan menang secara digital dengan terus berinovasi dalam pengalaman merek yang mendorong hasil transformatif,” kata Dave Mankowski, Chief Growth Officer untuk perusahaan perangkat lunak CX Bounteous, pada konferensi…
Pembicaraan nuklir Iran harus dihentikan, kata… Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Apa itu layanan desktop dan bagaimana cara kerjanya? Desktop sebagai layanan (DaaS) adalah model untuk mengirimkan data melalui Internet. Ini adalah cara untuk menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan data kepada pihak ketiga. Dengan DaaS, perusahaan dapat fokus pada kompetensi…
3 Alasan Perusahaan Anda Harus Memprioritaskan… Pendapat yang dikemukakan oleh kontributor Entrepreneur adalah milik mereka sendiri. Anda sedang membaca Entrepreneur United States, sebuah waralaba internasional dari Entrepreneur Media. Baru-baru ini Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, dan Oculus…
6 Elemen yang Anda Butuhkan untuk Membangun LST yang Efektif 6 Elemen yang Perlu Anda Bangun LST yang Efektif Jika ada persepsi bahwa upaya lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG) lebih terfokus pada membangun hubungan masyarakat daripada pendapatan, persepsi itu…
3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem… 2021 menandai tahun bersejarah bagi program whistleblower Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Tahun lalu SEC memberikan jumlah penghargaan tertinggi, baik dalam hal volume penghargaan dan dolar pada tahun tertentu…
Pemerintah Belanda mengklaim dapat mendekripsi data… Data mengemudi Tesla yang dijaga ketat telah didekripsi untuk pertama kalinya, menurut laboratorium forensik yang dikelola pemerintah Belanda. Institut Forensik Belanda (NFI) mengatakan telah menemukan banyak informasi tentang Tesla's Autopilot,…
NISN Online: Panduan Lengkap dan Praktis untuk… Selamat datang di blog kami yang membahas NISN Online (Nomor Induk Siswa Nasional) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan panduan lengkap dan praktis tentang NISN Online, termasuk…
Aliansi AS-Korea Selatan di 70 Tahun 2023 terbukti sangat penting bagi posisi Korea Selatan di Indo-Pasifik dan di panggung global yang lebih luas. Tahun ini juga menandai peringatan 70 tahun aliansi AS-Korea Selatan sebaik peringatan…
Alat Baru Mengukur Green IT, Keberhasilan Keberlanjutan Seiring perusahaan berusaha untuk membawa keberlanjutan ke tingkat berikutnya dan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang emisi gas rumah kaca mereka, ada kebutuhan yang semakin besar untuk mengukur hasil dan…
Petunjuk Fed tentang Pengetatan Kebijakan Moneter… Mengapa saya harus melengkapi CAPTCHA? Melengkapi CAPTCHA membuktikan bahwa Anda adalah manusia dan memberi Anda akses sementara ke properti web. Apa yang dapat saya lakukan untuk mencegah hal ini di…
Sebuah Kata Peringatan untuk Tenaga Kerja… Menjelang peringatan dua tahun awal pandemi COVID-19, saya mengingat kembali berapa kali saya ditanya oleh klien dan kolega tentang apakah tenaga kerja TI jarak jauh akan menjadi pekerja sementara atau…
Perdana Menteri Polandia menuduh UE mengajukan… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Otomatisasi menyebabkan ketidaksetaraan Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…