Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
My SAPK BKN: Pengenalan dan Panduan Penggunaan dalam… Selamat datang di blog kami yang membahas My SAPK BKN (Sistem Administrasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan pengenalan lengkap dan panduan penggunaan…
Amerika dan Kemunduran Tatanan Dunia, 1900-1941 20 pagim Pada pergantian abad, Amerika Serikat adalah salah satu negara terkaya, terpadat, dan berteknologi maju di dunia. Itu juga merupakan negara yang terbagi dalam banyak garis patahan, dengan aspirasi…
Ekonomi Kerajaan Singasari: Sebuah Titik Balik dalam… Ekonomi Kerajaan Singasari: Kejayaan dan Kemakmuran Masa Lalu Kerajaan Singasari merupakan salah satu kerajaan besar yang pernah berdiri di Nusantara. Kerajaan ini berpusat di Jawa Timur dan mencapai puncak kejayaannya…
3 Cara Membantu Karyawan Merasa Nyaman dengan Sistem… 2021 menandai tahun bersejarah bagi program whistleblower Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Tahun lalu SEC memberikan jumlah penghargaan tertinggi, baik dalam hal volume penghargaan dan dolar pada tahun tertentu…
China menegaskan kembali komitmen terhadap kebijakan… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Apa saja tantangan dalam mengimplementasikan Data Fabric? Data fabric adalah arsitektur dan solusi manajemen baru yang menjanjikan untuk membantu organisasi mengelola dan menggunakan data dengan lebih baik. Namun, struktur data adalah arsitektur yang kompleks dan ada beberapa…
Manfaat Tolok Ukur Harga untuk Penyimpanan Data Mengapa Penyimpanan Data Tolok Ukur Harga? Pelanggan, dapat dimengerti, sangat didorong oleh anggaran ketika datang ke solusi penyimpanan data. Biaya peralihan, pemeliharaan, dan peningkatan merupakan faktor risiko tinggi untuk bisnis,…
Apa itu layanan desktop dan bagaimana cara kerjanya? Desktop sebagai layanan (DaaS) adalah model untuk mengirimkan data melalui Internet. Ini adalah cara untuk menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan data kepada pihak ketiga. Dengan DaaS, perusahaan dapat fokus pada kompetensi…
Kejahatan Finansial di Bisnis Lebih Merajalela Dari… Hampir setengah atau 47% bisnis terkena dampak kejahatan keuangan, yang mengakibatkan kerugian total $1,45 triliun secara global. Dan aktivitas ini bertanggung jawab untuk mempengaruhi atau merusak aktivitas ekonomi dan reputasi…
Kesepakatan TikTok-Oracle akan menetapkan dua… Sam Whitney | Getty ImagesPada bulan Agustus 2020, Presiden Donald Trump menjatuhkan bom perintah eksekutif yang melarang TikTok di Amerika Serikat. Sejak saat itu, saat TikTok bersaing dengan perusahaan Teknologi…
Bagaimana Organisasi Dapat Mengurangi Risiko AI Apakah AI yang Bertanggung Jawab Memuncak? Bukan rahasia lagi bahwa pandemi telah mempercepat adopsi dan, yang lebih penting, keinginan organisasi untuk mengadopsi kemampuan kecerdasan buatan (AI). Namun, sangat sulit untuk…
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
Pelajari cara mengembangkan game menggunakan mesin… StackCommerce Industri video game bernilai lebih dari $300 miliar secara global. Dan jumlah yang sangat besar itu diperkirakan akan terus meningkat setiap tahun. Bawa pulang? Jika Anda menginginkan karier dengan…
Trade Desk mengumumkan integrasi Adobe CDP Hari ini, The Trade Desk mengumumkan integrasi dengan CDP Real-Time Adobe, menjadikannya integrasi DSP pertama dengan Adobe CDP untuk kampanye CTV. Pengiklan juga dapat menggunakan data pihak pertama mereka di…
Bagaimana menerapkan teknologi pemasaran baru untuk… “Perusahaan-perusahaan terkemuka akan menang secara digital dengan terus berinovasi dalam pengalaman merek yang mendorong hasil transformatif,” kata Dave Mankowski, Chief Growth Officer untuk perusahaan perangkat lunak CX Bounteous, pada konferensi…
Kenaikan upah untuk orang Amerika berpenghasilan… Inflasi telah menjadi pukulan satu-dua bagi orang Amerika. Invasi Rusia ke Ukraina mengganggu pasar minyak global mengirim harga bensin meroket. Karena harga rata-rata mencapai $ 4,32 per galon minggu ini,…
Pelajari cara mengelola, menganalisis, dan… StackCommerce Data sangat penting untuk keberhasilan bisnis apa pun. Meskipun demikian, hanya sedikit bisnis yang benar-benar menggunakan informasi yang mereka kumpulkan secara maksimal, yang menyebabkan hilangnya peluang. Tidak yakin bagaimana…
Mengapa Anda harus menggunakan layanan VPN… Layanan VPN yang hanya menggunakan server RAM menyimpan data dan semua aplikasi dalam apa yang disebut "memori yang mudah menguap". Cari tahu di bawah apa artinya ini dan perbedaannya dari…
Bagaimana organisasi media memanfaatkan email untuk… Pada awal tahun 2022, dapat dikatakan bahwa momen kebangkitan email masih jauh dari selesai. Startup teknologi independen seperti Substack bisa dibilang memulai tren buletin dengan menyediakan platform siap pakai bagi…
Apakah data kesehatan pribadi kita benar-benar pribadi? Lynn Julian, 46 tahun yang selamat dari pemboman Boston Marathon 2013, prihatin dengan privasi janji telehealth mingguannya dan apa yang dia sebut "mendengarkan sosial." Pengalaman baru-baru ini membuatnya khawatir. Segera…
Kertas mani Michael Faraday disimpan secara digital… Peneliti Harvard telah mengembangkan pendekatan penyimpanan data berdasarkan campuran pewarna fluoresen yang dicetak ke permukaan epoksi di titik-titik kecil. Campuran pewarna di setiap titik mengkodekan informasi yang kemudian dibaca dengan…
Apa itu Manajer Manfaat Farmasi? Mengonsumsi obat resep mungkin lebih bersifat Amerika daripada pai apel. Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), hampir separuh orang di Amerika Serikat melaporkan telah mengonsumsi setidaknya satu obat dalam…
SSD 'Beskar Steel' Star Wars Seagate adalah… Seagate Perangkat keras PC berlisensi cenderung datang dalam bentuk hal-hal yang sering terlihat: mouse, keyboard, mungkin sesekali laptop atau penutup desktop. Tetapi jika cinta Anda pada Star Wars berjalan begitu…
Aspek dasar yang termasuk dalam penetapan harga sistem SDM Saat memilih sistem SDM, harga merupakan faktor penting. Bergantung pada persyaratan pasti perusahaan Anda dan hasil yang diinginkan, ada banyak paket harga perangkat lunak SDM yang tersedia. Mereka dipengaruhi oleh…
Pemerintah Inggris mengusulkan aturan baru untuk… Sergey Nivens - stock.adobe.com Proposal dapat melihat penyedia layanan TI yang diwajibkan secara hukum untuk mematuhi Kerangka Penilaian Cyber NCSC, antara lain Oleh Alex Scroxton, Editor Keamanan Diterbitkan: 15 Nov…
Kesepakatan PS5 SSD ini bukan harga terendah yang… Beranda BeritaGame ) (Kredit gambar: Masa Depan) Black Friday dan Cyber Monday mungkin akan berakhir untuk satu tahun lagi, tetapi masih ada beberapa penawaran SSD PS5 hebat yang bisa didapat…
Mobil listrik dengan sistem fotovoltaik Permintaan mobil listrik terus tumbuh secara besar-besaran di seluruh dunia. Ini bukan hanya karena penurunan tajam dalam biaya penyimpanan baterai, yang telah turun 40 persen dalam beberapa tahun terakhir dan,…
Apakah proyek AI Anda pasti akan gagal sebelum dimulai? 28 November 2021 09:05 Kredit Gambar: Petri Oeschger/Getty Images Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of Work Summit…
Cara mendapatkan perawatan kulit yang ditanggung… Anda mungkin berpikir bahwa keputusan perawatan kesehatan Anda ada di antara Anda dan penyedia layanan kesehatan (HCP) Anda. Tetapi perusahaan asuransi kesehatan Anda dapat berbicara banyak tentang perawatan apa yang…