Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Andy Gandhi, Kroll
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Scott Read, Deloitte
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
NISN Online: Panduan Lengkap dan Praktis untuk… Selamat datang di blog kami yang membahas NISN Online (Nomor Induk Siswa Nasional) dalam bahasa Indonesia! Pada blog ini, kami akan memberikan panduan lengkap dan praktis tentang NISN Online, termasuk…
Kesepakatan TikTok-Oracle akan menetapkan dua… Sam Whitney | Getty ImagesPada bulan Agustus 2020, Presiden Donald Trump menjatuhkan bom perintah eksekutif yang melarang TikTok di Amerika Serikat. Sejak saat itu, saat TikTok bersaing dengan perusahaan Teknologi…
Bagaimana memilih asuransi kesehatan untuk endometriosis Jika Anda salah satu dari 6,5 juta wanita di Amerika Serikat dengan endometriosis, Anda tahu betapa mengganggunya kondisi kronis tersebut. Mendapatkan diagnosis bisa memakan waktu bertahun-tahun. Rata-rata berkisar antara 4…
Mengapa bisnis mempekerjakan ahli taksonomi Saat organisasi memperbarui strategi data mereka, peran baru sering dibuat sehingga ada lebih banyak kepemilikan data dan aset digital lainnya. Peran ini berjalan seiring dengan penerapan taksonomi pemasaran, seperti yang…
Dokter China menanyakan kebijakan pelacakan kontak… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu terima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Mobil listrik dengan sistem fotovoltaik Permintaan mobil listrik terus tumbuh secara besar-besaran di seluruh dunia. Ini bukan hanya karena penurunan tajam dalam biaya penyimpanan baterai, yang telah turun 40 persen dalam beberapa tahun terakhir dan,…
Solusi Universal – Masa Depan Crypto Ekosistem kripto mungkin adalah bidang teknologi informasi yang paling dinamis. Solusi baru muncul hampir setiap hari dan cukup sulit untuk menemukan startup yang akan membuat Anda terpesona dengan cara khusus.…
Vimeo minta maaf, dan begini perubahannya Vimeo telah mengumumkan bahwa mereka membuat beberapa perubahan besar pada kebijakan bandwidth-nya, setelah beberapa pembuat konten berbicara tentang bagaimana perusahaan menarik permadani dari bawah mereka dengan menuntut sejumlah besar uang…
Perencanaan pemulihan bencana era cloud:… Artikel sebelumnya dalam seri ini telah menawarkan panduan tentang cara membuat rencana pemulihan bencana TI (DR) untuk lingkungan cloud dan menerapkannya. Pada bagian pertama, kami memeriksa risiko dan dampak bisnis…
Menavigasi lanskap digital analisis persaingan Pentingnya transformasi digital dalam analisis persainganTransformasi digital dunia bisnis telah secara dramatis mengubah lanskap persaingan, menciptakan peluang dan tantangan baru bagi organisasi. Agar tetap terdepan dalam persaingan dan berhasil di…
Membedakan kebijakan ekonomi AS dari China sangat… Ketika Amerika Serikat mengembangkan serangkaian kebijakan ekonomi internasional yang lebih kuat dan berotot vis-à-vis China, tantangan utama bagi pemerintah AS adalah keterlibatan yang lebih besar dari pemerintah AS dalam ekonomi…
China menegaskan kembali komitmen terhadap kebijakan… Pilih langganan Anda Uji coba Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa lebih dari 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke berita…
Amerika dan Kemunduran Tatanan Dunia, 1900-1941 20 pagim Pada pergantian abad, Amerika Serikat adalah salah satu negara terkaya, terpadat, dan berteknologi maju di dunia. Itu juga merupakan negara yang terbagi dalam banyak garis patahan, dengan aspirasi…
Twitter memimpin Indeks Tanggung Jawab Media ketiga,… Wajar untuk mengatakan bahwa platform media sosial utama yang menghabiskan begitu banyak waktu dan perhatian orang telah membuat beberapa kemajuan dalam mencoba memastikan lingkungan mereka lebih aman bagi konsumen dan…
Bug reset Windows berarti 'Hapus Semuanya'… Intel Saat Anda menjual, mendaur ulang, atau menyumbangkan gadget apa pun , Anda menghapus data Anda dari itu. Itu hanya keamanan komputer dasar, bukan? Itu sebabnya opsi "Reset PC ini",…
Keamanan Think Tank: Bagaimana membangun firewall manusia In-house atau outsourcing? Apa yang membuat program pelatihan keamanan bagus, dan pertanyaan apa yang harus diajukan pembeli saat mengadakan pelatihan sebagai layanan? Oleh Selamat Lagu, Turnkey Consulting Diterbitkan: 02 Feb…
Aliansi AS-Korea Selatan di 70 Tahun 2023 terbukti sangat penting bagi posisi Korea Selatan di Indo-Pasifik dan di panggung global yang lebih luas. Tahun ini juga menandai peringatan 70 tahun aliansi AS-Korea Selatan sebaik peringatan…
Amerika Serikat harus bertindak untuk mengakhiri… Pada tahun 2022, pemerintahan Presiden AS Joe Biden memperkuat kebijakan AS untuk mengatasi bahaya penangkapan ikan ilegal, tidak dilaporkan, dan tidak diatur (IUU). Tahun ini, Amerika Serikat harus segera mulai…
Laporan: Perangkat keras masih menyumbang porsi… Apakah Anda melewatkan sesi di Data Summit? Tonton Sesuai Permintaan Di Sini. Pada tahun 2022, bisnis akan memodernisasi infrastruktur TI dan memperbarui perangkat klien untuk mendukung tenaga kerja di dunia…
Cara Mengumpulkan Wawasan dari Kumpulan Data di Seluruh Awan Mengakui Kompleksitasnya Mengadopsi arsitektur baru dapat memberikan efisiensi biaya yang kuat dan manfaat terukur lainnya dalam jangka panjang, tetapi percepatan migrasi cloud dan meningkatnya kompleksitas tata kelola data dapat memperburuk…
Pra-Black Friday Doorbuster: Dapatkan 6 bulan… StackCommerce Kontrak seluler bisa mahal. Namun, ada cara untuk mengendalikan tagihan Anda, membebaskan diri Anda dari pembatasan kontrak, dan tetap menikmati tingkat layanan yang sama. Yang perlu Anda lakukan hanyalah…
Alat Baru Mengukur Green IT, Keberhasilan Keberlanjutan Seiring perusahaan berusaha untuk membawa keberlanjutan ke tingkat berikutnya dan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang emisi gas rumah kaca mereka, ada kebutuhan yang semakin besar untuk mengukur hasil dan…
5 tips untuk membuat dasbor SAP Analytics Cloud yang menawan Bergabunglah dengan eksekutif terkemuka hari ini secara online di Data Summit pada 9 Maret. Daftar disini. Artikel ini disumbangkan oleh David Right, seorang profesional dan konsultan SAP. Organisasi yang menggunakan…
AWS Amazon memperluas batas transfer data… 25 November 2021 10:43 Peserta konferensi komputasi awan tahunan Amazon berjalan melewati logo AWS di Las Vegas, 30 November 2017. Kredit Gambar: Reuters, Salvador Rodriguez. Dengarkan dari CIO, CTO, dan…
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
Membangun rantai pasokan Amerika Utara yang lebih… Membangun rantai pasokan yang lebih terintegrasi, tangguh, dan aman adalah fokus bagi ketiga pemerintah, industri, dan masyarakat sipil Amerika Utara. RUU infrastruktur bipartisan AS, CHIPS and Science Act, dan pengesahan…
Data Dari CDC Mungkin Terbatas. Di Mana Mendapatkan… Sejak pandemi dimulai, Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC) sangat penting dalam melacak penyebaran Covid di seluruh negeri, memberikan wawasan bisnis tentang kebijakan tempat kerja apa yang harus diterapkan. Ternyata,…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
