Cara Membangun Kebijakan Retensi Data yang Kuat dan Efektif
Strategi pengelolaan data perusahaan tidak lengkap kecuali jika mencakup kebijakan penyimpanan data yang efektif.
Kebijakan penyimpanan data (DRP) sederhana, namun sering kali melucuti senjata. Intinya, DRP adalah sistem aturan untuk menyimpan, menyimpan, dan menghapus informasi yang dihasilkan dan ditangani oleh organisasi. Yang jauh dari sederhana adalah membangun kebijakan penyimpanan data yang komprehensif, mudah dikelola, dan kompatibel dengan tuntutan hukum, industri, dan pemerintah saat ini dan yang terus berkembang.
Kebijakan DRP tidak hanya mengurangi risiko organisasi untuk bertabrakan persyaratan yang diamanatkan, tetapi mereka juga dapat menambah nilai yang sangat besar. Tata kelola data mengurangi biaya yang terkait dengan kepatuhan dan investigasi, serta potensi litigasi hilir, jelas Andy Gandhi, direktur pelaksana di perusahaan konsultan investigasi dan risiko Kroll. “Ini juga mengurangi biaya internal yang terkait dengan perangkat keras untuk menyimpan data yang tidak perlu di server … serta staf untuk mengelola data dan server,” tambah Gandhi, yang juga pemimpin global wawasan data dan praktik forensik Kroll.
DRP juga penting untuk pengembangan pengetahuan, kata Pedro Ferreira, profesor sistem informasi di Heinz College of Information Systems and Public Policy di Carnegie Mellon University. “DRP yang baik akan menyimpan semua data yang dikumpulkan dengan cara yang dapat digunakan di masa depan,” catatnya.
Ketika masalah hukum, peraturan, atau keamanan muncul, sudah terlambat untuk mulai berpikir untuk mendapatkan data organisasi dalam rangka, memperingatkan Scott Read, risiko dan penasihat keuangan pemimpin tata kelola informasi di IT dan perusahaan konsultan bisnis Deloitte. “Tempat pembuangan sampah digital yang diduduki sebagian besar organisasi, baik di pusat data lokal atau tersebar di seluruh cloud, adalah bom waktu biaya dan risiko.”
Andy Gandhi, Kroll
Read merekomendasikan bahwa untuk membatasi eksposur perusahaan terhadap kejadian buruk, data harus dikelola dan diperbaiki secara aktif bersama dengan proses bisnis seperti biasa yang dapat dipertahankan yang didorong oleh kebijakan penyimpanan data. Selain itu, untuk beroperasi dengan lancar dan teratur, organisasi perlu mempelajari cara membuat, menggunakan, dan membuang arsip usang secara efisien. “Kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan adalah alat utama untuk menetapkan proses bisnis seperti biasa yang efisien,” katanya.
Perencanaan kebijakan
Langkah pertama menuju pembuatan strategi DRP yang komprehensif adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis spesifik yang harus ditangani oleh kebijakan retensi. Langkah selanjutnya harus meninjau peraturan kepatuhan yang berlaku untuk seluruh organisasi. “Menunjuk tim individu di berbagai praktik bisnis untuk memulai inventarisasi data dan menyusun rencana untuk menerapkan dan memelihara kebijakan penyimpanan data yang memenuhi persyaratan bisnis Anda sambil mematuhi peraturan kepatuhan,” saran Gandhi.
Chief data officer (CDO) perusahaan harus mengawasi desain dan implementasi DRP, saran Ferreira. “Namun, setiap orang yang berurusan dengan data harus mengetahui mekanisme yang diterapkan … sehingga mereka dapat berperilaku dengan cara yang memfasilitasi implementasi DRP,” tambahnya. “Menerapkan DRP yang kuat mungkin merupakan keputusan dari atas ke bawah, tetapi memerlukan dukungan dari semua tingkat organisasi.”
Pemangku kepentingan dari catatan, hukum, TI, keamanan, privasi, dan lainnya pos dan departemen yang relevan semuanya membutuhkan kesempatan untuk mempertimbangkan kebijakan penyimpanan data perusahaan, kata Read. “Selain itu, penasihat hukum eksternal mungkin juga terlibat dalam meninjau rekomendasi pada periode waktu yang disarankan.”
Scott Read, Deloitte
Saat mengembangkan atau memperbarui kebijakan penyimpanan data, simpan mengingat bahwa persyaratan peraturan telah berubah secara dramatis selama beberapa tahun terakhir, dan kemungkinan akan terus demikian di masa mendatang. Kemajuan teknologi juga menciptakan tantangan baru. “Sistem baru telah muncul, dan yang lainnya sedang dinonaktifkan, mengubah lanskap data secara dramatis,” kata Read. Kebijakan dan prosedur perlu menyertakan ketentuan untuk pembaruan rutin agar tetap relevan.
Jenis data yang akan disertakan dalam kebijakan bergantung pada area spesifik yang harus dipatuhi oleh perusahaan. “Misalnya, perusahaan global mungkin perlu mematuhi GDPR, jadi ada dimensi geografis untuk kepatuhan privasi,” kata Goutham Belliappa, wakil presiden rekayasa data dan AI di firma penasihat bisnis dan teknologi Capgemini Americas. “Jenis industri tempat organisasi terlibat juga dapat menentukan persyaratan retensi dan kepatuhan tertentu, seperti HIPAA atau PCI.”
Kesalahan terbesar yang dilakukan organisasi saat membuat kebijakan penyimpanan data adalah melihat proyek dari perspektif luar-dalam, atau hanya dengan firasat, menurut pengamatan Belliappa. “Lihat undang-undang, aturan, dan peraturan yang harus dipatuhi,” katanya. “Buat kebijakan yang menyeimbangkan semua … tujuan di semua persyaratan yang terkadang kontradiktif itu.”
Takeaways
Tidak ada satu cara untuk membuat kebijakan penyimpanan data. “Kunci kepatuhan yang efektif adalah menetapkan, menerapkan, dan memelihara program dengan protokol yang jelas,” kata Gandhi. Pendekatannya, apa pun bentuknya, harus cukup fleksibel untuk memenuhi persyaratan dan strategi bisnis sekaligus melindungi data.
Untuk mencegah kebijakan data dibanjiri informasi yang berlebihan, tentukan set data yang paling penting dan membungkus kebijakan di sekitar mereka, merekomendasikan Mitch Kavalsky, direktur senior tata kelola keamanan, risiko, dan kepatuhan di penyedia layanan pemulihan data Sungard Availability Services. “Data rahasia, termasuk catatan SDM dan catatan keuangan, harus diprioritaskan,” sarannya. “Jika data penting bagi bisnis Anda, kemungkinan besar juga penting bagi regulator, dan kebijakan tersebut harus memastikan bahwa kumpulan data tersebut ditangani.”
DALLAS SUPERCROSS, AKSI VIDEO MENTAH Diperlukan Diperlukan Selalu Diaktifkan Cookie yang diperlukan sangat penting agar situs web berfungsi dengan baik. Kategori ini hanya mencakup cookie yang memastikan fungsionalitas dasar dan fitur keamanan situs web. Cookie…
6 Elemen yang Anda Butuhkan untuk Membangun LST yang Efektif 6 Elemen yang Perlu Anda Bangun LST yang Efektif Jika ada persepsi bahwa upaya lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG) lebih terfokus pada membangun hubungan masyarakat daripada pendapatan, persepsi itu…
Vimeo minta maaf, dan begini perubahannya Vimeo telah mengumumkan bahwa mereka membuat beberapa perubahan besar pada kebijakan bandwidth-nya, setelah beberapa pembuat konten berbicara tentang bagaimana perusahaan menarik permadani dari bawah mereka dengan menuntut sejumlah besar uang…
Piano bermitra dengan Snowflake untuk mengaktifkan… MarTech » Data » Piano bermitra dengan Snowflake untuk mengaktifkan data pelanggan dalam skala besarPengalaman digital Cloud Piano telah mengumumkan kemitraan dengan perusahaan cloud data Snowflake. Snowflake akan mendukung solusi…
Alat Baru Mengukur Green IT, Keberhasilan Keberlanjutan Seiring perusahaan berusaha untuk membawa keberlanjutan ke tingkat berikutnya dan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang emisi gas rumah kaca mereka, ada kebutuhan yang semakin besar untuk mengukur hasil dan…
Dapatkan akses seumur hidup ke penyimpanan cloud… StackCommerce Kehabisan ruang hard disk? Maka ini adalah waktu yang tepat untuk meningkatkan ke sesuatu yang lebih serbaguna, aman, dan untuk waktu terbatas terjangkau. Itu karena Anda bisa mendapatkan akses…
Keamanan Think Tank: Bagaimana membangun firewall manusia In-house atau outsourcing? Apa yang membuat program pelatihan keamanan bagus, dan pertanyaan apa yang harus diajukan pembeli saat mengadakan pelatihan sebagai layanan? Oleh Selamat Lagu, Turnkey Consulting Diterbitkan: 02 Feb…
Sebuah Kata Peringatan untuk Tenaga Kerja… Menjelang peringatan dua tahun awal pandemi COVID-19, saya mengingat kembali berapa kali saya ditanya oleh klien dan kolega tentang apakah tenaga kerja TI jarak jauh akan menjadi pekerja sementara atau…
Bagaimana Organisasi Dapat Mengurangi Risiko AI Apakah AI yang Bertanggung Jawab Memuncak? Bukan rahasia lagi bahwa pandemi telah mempercepat adopsi dan, yang lebih penting, keinginan organisasi untuk mengadopsi kemampuan kecerdasan buatan (AI). Namun, sangat sulit untuk…
Membedakan kebijakan ekonomi AS dari China sangat… Ketika Amerika Serikat mengembangkan serangkaian kebijakan ekonomi internasional yang lebih kuat dan berotot vis-à-vis China, tantangan utama bagi pemerintah AS adalah keterlibatan yang lebih besar dari pemerintah AS dalam ekonomi…
Pulihkan Kesehatan Anda - Kesehatan Wanita Tingkat obesitas di Amerika Serikat telah meningkat dari 12% pada tahun 1991 menjadi 33,9% saat ini. “Kami tahu bahwa wanita yang mengalami obesitas memiliki peluang lebih tinggi untuk mengembangkan kondisi…
Pra-Black Friday Doorbuster: Dapatkan 6 bulan… StackCommerce Kontrak seluler bisa mahal. Namun, ada cara untuk mengendalikan tagihan Anda, membebaskan diri Anda dari pembatasan kontrak, dan tetap menikmati tingkat layanan yang sama. Yang perlu Anda lakukan hanyalah…
Kesepakatan PS5 SSD ini bukan harga terendah yang… Beranda BeritaGame ) (Kredit gambar: Masa Depan) Black Friday dan Cyber Monday mungkin akan berakhir untuk satu tahun lagi, tetapi masih ada beberapa penawaran SSD PS5 hebat yang bisa didapat…
Gullah/Geechee, Carolina, Georgia, dan Florida Timur Laut Memberdayakan Ekonomi Gullah/Geechee Percakapan jujur tentang rasisme struktural telah mendorong sosiolog untuk membingkai ulang masalah ras, tempat, dan ketidaksetaraan dengan mengadopsi visi kesetaraan rasial yang baru. Bahkan ketika pembuat kebijakan…
Pelajari cara mengelola, menganalisis, dan… StackCommerce Data sangat penting untuk keberhasilan bisnis apa pun. Meskipun demikian, hanya sedikit bisnis yang benar-benar menggunakan informasi yang mereka kumpulkan secara maksimal, yang menyebabkan hilangnya peluang. Tidak yakin bagaimana…
Kyrie Irving beringsut menuju kembalinya ke… Guard Brooklyn Nets Kyrie Irving menjadi berita utama sebelum dimulainya musim NBA setelah mengungkapkan pendiriannya tentang mandat New York City. Sikap Irving membatasi permainannya menjadi 14 pertandingan jalan musim ini…
Laporan: Panduan merek untuk mengembangkan hubungan konsumen Hubungan merek-konsumen telah berubah dengan cepat, bergeser dari toko fisik ke dunia e-commerce digital. Dengan meningkatnya pembatasan privasi, perubahan platform, dan keinginan orang untuk privasi data yang lebih banyak, mekanisme…
Covid menyoroti kebijakan cuti sakit dari pengecer AS Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
Kertas mani Michael Faraday disimpan secara digital… Peneliti Harvard telah mengembangkan pendekatan penyimpanan data berdasarkan campuran pewarna fluoresen yang dicetak ke permukaan epoksi di titik-titik kecil. Campuran pewarna di setiap titik mengkodekan informasi yang kemudian dibaca dengan…
Kesepakatan TikTok-Oracle akan menetapkan dua… Sam Whitney | Getty ImagesPada bulan Agustus 2020, Presiden Donald Trump menjatuhkan bom perintah eksekutif yang melarang TikTok di Amerika Serikat. Sejak saat itu, saat TikTok bersaing dengan perusahaan Teknologi…
**Data Pegawai Negeri Sipil Indonesia: Menyelami… Tahukah Anda bahwa data pegawai negeri sipil (PNS) di Indonesia sangatlah penting? Data ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari perencanaan hingga pengambilan kebijakan. Namun, sayangnya data PNS di…
Kemitraan Keamanan Cloud Keamanan cloud adalah tanggung jawab bersama antara bisnis yang memanfaatkan cloud dan penyedia layanan cloud mereka. Untuk menangkal ancaman keamanan siber, penting bagi keduanya untuk benar-benar memahami cara membangun dan…
Apa itu Manajer Manfaat Farmasi? Mengonsumsi obat resep mungkin lebih bersifat Amerika daripada pai apel. Menurut Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), hampir separuh orang di Amerika Serikat melaporkan telah mengonsumsi setidaknya satu obat dalam…
Peran India dalam sistem internasional Perang Rusia di Ukraina, tantangan terus-menerus China terhadap kebebasan navigasi, perdebatan baru tentang de-dolarisasi, dan ketidaksepakatan abadi antara negara ekonomi teratas dalam Organisasi Perdagangan Dunia semuanya menyoroti kebutuhan mendesak untuk…
Vast Data memperkenalkan unit penyimpanan berbasis… 17 Desember 2021 12:00 Kredit Gambar: Shutterstock Mendengar dari CIO, CTO, dan eksekutif tingkat C dan senior lainnya tentang data dan strategi AI di Future of Work Summit 12 Januari…
Penambang Bitcoin akan go public di Nasdaq setelah… Perusahaan yang baru bergabung akan mempertahankan simbol ticker BSGA di bursa saham Nasdaq. Jihan Wu akan terus memimpin organisasi gabungan. 1862 Total penayangan 5 Jumlah saham Bitdeer Technologies Holding Company,…
Pembicaraan nuklir Iran harus dihentikan, kata… Pilih langganan Anda Percobaan Cobalah akses digital penuh dan lihat mengapa berakhir 1 juta pembaca berlangganan FT Selama 4 minggu menerima akses digital Premium tanpa batas ke FT tepercaya, berita…
SuaraSekitar Terkini Kumpulan Berita dan Informasi dari berbagai sumber yang terpercaya
